Một hợp đồng thuê mặt bằng dùng để mở cửa hàng cần nhiều hơn giá thuê và thời hạn: nó phải ghi rõ mục đích kinh doanh, nghĩa vụ của chủ nhà đưa giấy tờ cho hồ sơ xin phép, quyền cải tạo, khoảng thời gian thi công và chờ giấy, cách xử lý khi không xin được phép vì lý do của mặt bằng, và cách chia trách nhiệm an toàn giữa hai bên. Thiếu những điều khoản này, hợp đồng thuê dễ trở thành điểm nghẽn của cả lộ trình mở cửa.
Bài không đưa "mẫu hợp đồng chuẩn" vì không có mẫu nào hợp mọi mặt bằng. Thay vào đó, bài đi qua từng nhóm điều khoản mà người mở quán hay quên, kèm lý do vì sao cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc tình huống thực tế sẽ đụng tới nó.
Hợp đồng thuê là tờ giấy đầu tiên của bộ hồ sơ
Khi bạn đăng ký hộ kinh doanh hay địa điểm kinh doanh, nơi tiếp nhận có thể hỏi giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm, và hợp đồng thuê thường là giấy tờ đó. Khi xin giấy chứng nhận an toàn thực phẩm, giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự, hồ sơ phòng cháy, hợp đồng thuê lại xuất hiện, kèm theo các giấy tờ của công trình mà chỉ chủ nhà mới có. Nếu hợp đồng ghi mập mờ, hoặc chủ nhà không chịu đưa giấy tờ, hồ sơ của bạn đứng lại.
Hợp đồng còn là thứ quyết định ai chịu thiệt khi lộ trình gặp trục trặc. Ví dụ giả định: một người thuê nhà phố ở Thanh Hoá để mở phòng tập nhỏ, ký thuê năm năm, đặt cọc sáu tháng. Khi làm hồ sơ phòng cháy mới biết tầng hai là phần cơi nới chưa được cấp phép, không thể đưa vào sử dụng cho khách. Hợp đồng không có điều khoản nào về chuyện này, nên hai bên tranh cãi ai có lỗi, ai trả tiền sửa, ai hoàn cọc.
Vì vậy, đọc hợp đồng thuê bằng con mắt thủ tục: mỗi điều khoản trả lời được câu hỏi "nếu chuyện này xảy ra trong lúc xin phép thì ai làm gì".
Mục đích thuê và ngành kinh doanh
Ghi cụ thể mục đích. Thay vì "thuê để kinh doanh", hãy ghi "thuê để mở quán ăn có chế biến tại chỗ, phục vụ khách ngồi tại quán" hoặc "thuê để mở tiệm làm móng và chăm sóc da không xâm lấn". Mục đích cụ thể giúp chủ nhà biết trước những gì sẽ diễn ra trong nhà mình và là căn cứ khi có tranh chấp.
Ghi những hoạt động đặc thù. Nếu bạn dùng bếp gas công nghiệp, lò nướng, phát nhạc, có khách ở lại qua đêm, bán rượu, chứa hoá chất, hãy ghi rõ. Chủ nhà đồng ý trên giấy thì sau này không thể lấy lý do "không biết" để đòi lại mặt bằng.
Đồng ý cho đăng ký địa chỉ. Ghi rõ bên cho thuê đồng ý để bên thuê đăng ký hộ kinh doanh, trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh tại địa chỉ này. Khi kết thúc hợp đồng, bên thuê có nghĩa vụ làm thủ tục thay đổi địa chỉ hoặc chấm dứt hoạt động tại địa chỉ này trong một thời hạn hợp lý.
Mở rộng ngành sau này. Nếu bạn dự định thêm dịch vụ (quán cà phê thêm bán đồ ăn, tiệm tóc thêm gội dưỡng sinh), thoả thuận trước rằng việc thêm ngành phù hợp với công năng không cần ký lại hợp đồng, chỉ cần thông báo bằng văn bản.
Giấy tờ chủ nhà nên cam kết cung cấp
Nhiều hồ sơ cần bản sao giấy tờ của công trình. Ghi vào hợp đồng nghĩa vụ cung cấp trong một thời hạn cụ thể, và hậu quả nếu không cung cấp:
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, kèm giấy tờ tuỳ thân của chủ sở hữu khi cơ quan yêu cầu.
- Giấy phép xây dựng, bản vẽ hoàn công hoặc bản vẽ hiện trạng nếu có, đặc biệt khi bạn cần làm hồ sơ phòng cháy hay cải tạo.
- Văn bản đồng ý của các đồng sở hữu, hoặc văn bản đồng ý cho thuê lại của chủ nhà gốc nếu người ký với bạn là người thuê lại.
- Hồ sơ nghiệm thu phòng cháy của công trình nếu toà nhà đã từng làm, nhất là với mặt bằng trong toà nhà thương mại.
- Văn bản đồng ý cho cải tạo, kèm bản vẽ cải tạo đã thống nhất, khi cơ quan hoặc ban quản lý toà nhà yêu cầu.
- Hợp tác ký xác nhận, có mặt khi đoàn thẩm định, kiểm tra đến làm việc tại cơ sở nếu cần chủ sở hữu công trình.
Giấy tờ đưa cho bạn chỉ dùng cho mục đích làm hồ sơ; bạn cũng nên cam kết giữ bảo mật bản sao giấy tờ của chủ nhà. Sự rõ ràng hai chiều giúp chủ nhà yên tâm hợp tác.
Cải tạo, thời gian thi công và chờ giấy
Phạm vi được cải tạo. Ghi những gì bạn được làm (ngăn phòng, làm bếp, làm trần, lắp hệ thống hút mùi, lắp đặt thiết bị phòng cháy) và những gì phải xin ý kiến thêm (đục tường chịu lực, mở thêm cửa, cơi nới). Phần nào ảnh hưởng kết cấu thì cần thêm thủ tục với cơ quan quản lý xây dựng.
Thời gian thi công và chờ giấy. Thương lượng một khoảng thời gian đầu (vài tuần đến vài tháng tuỳ mô hình) được miễn hoặc giảm tiền thuê để thi công và chờ giấy phép con. Ghi rõ mốc bắt đầu tính tiền thuê đầy đủ.
Ai chịu chi phí sửa phần thuộc về công trình. Nếu khi làm hồ sơ phát hiện công trình thiếu lối thoát nạn, điện quá tải, phần cơi nới chưa hợp lệ, cần thoả thuận trước ai sửa, ai trả, và nếu không sửa được thì xử lý thế nào.
Hoàn trả mặt bằng khi kết thúc. Ghi rõ những hạng mục bạn được để lại, những hạng mục phải tháo dỡ, và tình trạng mặt bằng khi bàn giao. Tránh tranh chấp tiền cọc vào cuối hợp đồng.
Những câu chữ mơ hồ nên sửa trước khi ký
"Bên thuê tự chịu mọi thủ tục pháp lý." Câu này nghe hợp lý nhưng đẩy cả những thủ tục chỉ chủ nhà làm được (giấy tờ công trình, xử lý phần cơi nới) sang bạn. Nên tách: bên thuê lo thủ tục gắn với hoạt động kinh doanh, bên cho thuê lo giấy tờ và tình trạng pháp lý của công trình.
"Giao mặt bằng theo hiện trạng." Hiện trạng nên được mô tả bằng biên bản bàn giao có ảnh chụp, ghi tình trạng điện, nước, trần, sàn, cửa, thiết bị để lại. Không có biên bản, cuối hợp đồng rất khó chứng minh cái gì do bạn làm hỏng, cái gì vốn đã hỏng.
"Bên cho thuê có quyền lấy lại nhà khi cần." Câu này mở cửa cho việc chấm dứt bất cứ lúc nào. Nên thay bằng các trường hợp cụ thể, thời hạn báo trước và khoản bồi thường cho phần đầu tư còn lại của bạn.
"Giá thuê có thể điều chỉnh theo thị trường." Không có mốc, không có biên độ thì mỗi lần gia hạn là một lần thương lượng lại từ đầu. Nên ghi chu kỳ điều chỉnh và mức tối đa mỗi lần.
Khi không xin được phép: các tình huống nên viết trước
Phần dưới là những tình huống mà hợp đồng nên có câu trả lời sẵn. Cách xử lý ở cột cuối là gợi ý để thương lượng, không phải quy định bắt buộc.
| Tình huống | Nguyên nhân thường gặp | Hướng thoả thuận gợi ý |
|---|---|---|
| Không đăng ký kinh doanh được tại địa chỉ | Địa chỉ là căn hộ để ở, công trình không hợp lệ | Chấm dứt hợp đồng, bên cho thuê hoàn cọc |
| Không đạt yêu cầu phòng cháy vì kết cấu nhà | Thiếu lối thoát, cơi nới, vật liệu không đạt | Bên cho thuê sửa trong thời hạn hoặc hai bên chấm dứt không phạt |
| Ban quản lý toà nhà, chợ không chấp thuận ngành | Quy chế không cho phép loại hình | Chấm dứt, hoàn cọc nếu bên cho thuê đã cam kết ngành được phép |
| Bị đình chỉ hoạt động vì lỗi của bên thuê | Vi phạm điều kiện kinh doanh | Bên thuê tự chịu, hợp đồng vẫn tiếp tục |
| Bị đình chỉ vì lỗi của công trình | Công trình bị xử lý vi phạm xây dựng | Tạm ngừng tính tiền thuê hoặc chấm dứt |
Quan trọng là phân biệt lỗi thuộc về mặt bằng với lỗi thuộc về người kinh doanh. Hợp đồng công bằng là hợp đồng mà bên nào kiểm soát được rủi ro thì bên đó chịu rủi ro đó.
Công chứng, thời hạn và chuyện sang lại sau này
Hợp đồng thuê nhà thông thường không bắt buộc công chứng theo pháp luật về nhà ở, trừ khi hai bên muốn; nhưng một số nơi tiếp nhận hồ sơ, ngân hàng cho vay hoặc đối tác có thể yêu cầu bản có công chứng hoặc chứng thực chữ ký. Với hợp đồng dài hạn, tiền cọc lớn, công chứng giúp hai bên chắc chắn về người ký và giảm tranh cãi sau này. Bạn đối chiếu quy định hiện hành nếu mặt bằng thuộc loại đặc thù.
Thời hạn thuê nên khớp với thời gian thu hồi vốn đầu tư nội thất và với thời hạn của các giấy phép con. Thuê một năm mà bỏ vốn cải tạo lớn là tự đặt mình vào thế yếu khi gia hạn. Nên có điều khoản quyền ưu tiên gia hạn và cơ chế điều chỉnh giá thuê rõ ràng.
Cuối cùng là chuyện sang lại. Nhiều người mở quán sau một thời gian muốn sang nhượng cho người khác. Nếu hợp đồng cấm cho thuê lại hoặc chuyển nhượng hợp đồng, việc sang quán sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào thiện chí của chủ nhà. Ghi trước điều kiện để chuyển hợp đồng sang người nhận quán (thông báo, chủ nhà đồng ý, ký phụ lục) giúp cả hai bên dễ xử lý. Khi hợp đồng có giá trị lớn hoặc có điều khoản khó hiểu, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi ký.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng thuê mặt bằng có bắt buộc công chứng mới đăng ký kinh doanh được không?
Thông thường không bắt buộc, nhưng một số nơi tiếp nhận có thể yêu cầu thêm giấy tờ chứng minh. Bạn hỏi trước bộ phận tiếp nhận ở cấp xã hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh. Với hợp đồng dài hạn, giá trị lớn, công chứng là cách tốt để tránh tranh chấp về chữ ký.
Chủ nhà không chịu đưa bản sao giấy tờ nhà thì làm sao?
Nếu hồ sơ giấy phép con của bạn cần giấy tờ này mà chủ nhà từ chối, bạn sẽ khó đi tiếp. Tốt nhất là thoả thuận ngay trong hợp đồng về nghĩa vụ cung cấp. Nếu chủ nhà nhất quyết không đưa ngay từ đầu, đó là dấu hiệu bạn nên cân nhắc mặt bằng khác.
Thời gian miễn tiền thuê khi thi công có phải quy định của nhà nước không?
Không. Đây là thoả thuận thương mại giữa hai bên, phổ biến với mặt bằng cần cải tạo nhiều. Bạn thương lượng dựa trên khối lượng thi công và thời gian chờ giấy phép dự kiến, rồi ghi rõ mốc tính tiền thuê vào hợp đồng.
Thuê lại từ người đang thuê thì có rủi ro gì?
Rủi ro lớn nhất là người cho bạn thuê lại không có quyền làm việc đó. Nếu chủ nhà gốc không đồng ý, bạn có thể bị đòi mặt bằng bất cứ lúc nào. Hãy yêu cầu văn bản đồng ý cho thuê lại của chủ nhà gốc và xem thời hạn hợp đồng gốc còn bao lâu.
Hết hợp đồng thuê thì giấy đăng ký kinh doanh tại địa chỉ đó xử lý thế nào?
Bạn cần làm thủ tục thay đổi địa chỉ nếu chuyển đi nơi khác, hoặc thủ tục chấm dứt hoạt động nếu nghỉ hẳn. Để giấy đăng ký treo ở địa chỉ cũ dễ gây rắc rối cho cả bạn và chủ nhà khi có người thuê mới đăng ký tại đó.
Có nên ghi trong hợp đồng là chủ nhà bảo đảm mặt bằng đủ điều kiện phòng cháy không?
Có thể ghi cam kết về hiện trạng công trình mà chủ nhà kiểm soát được, như kết cấu, phần xây dựng hợp lệ, hệ thống điện chung. Còn điều kiện phòng cháy gắn với hoạt động của bạn, như bình chữa cháy, quản lý chất cháy, thường thuộc trách nhiệm người kinh doanh.