Studio chụp ảnh, quay phim là ngành kinh doanh thông thường, không phải xin giấy phép con riêng: hộ kinh doanh đăng ký ở UBND cấp xã, công ty đăng ký ở Sở Tài chính, cộng với điều kiện an toàn PCCC chung cho mặt bằng. Phần pháp lý thật sự nằm ở chỗ khác: dùng ảnh của khách thế nào, nhạc trong video lấy từ đâu, bay flycam ở đâu, và hợp đồng với khách có đủ chặt không.
Vì giấy tờ ban đầu nhẹ, nhiều thợ ảnh mở studio rất nhanh rồi gặp rắc rối về sau: khách đòi gỡ ảnh đăng trên trang của studio, video cưới bị nền tảng tắt tiếng vì vi phạm bản quyền, flycam bị giữ khi quay ở khu vực cấm. Bài này gom những việc nên làm từ đầu để studio vận hành yên ổn.
Giấy tờ và nghĩa vụ chính của một studio
Bảng áp dụng cho studio chụp ảnh chân dung, ảnh cưới, ảnh sản phẩm và quay video thương mại quy mô nhỏ.
| Việc | Giấy tờ hoặc nghĩa vụ | Ai liên quan | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Đăng ký kinh doanh | Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp | UBND cấp xã hoặc Sở Tài chính | Ngành nhiếp ảnh, sản xuất video; thêm ngành cho thuê trang phục nếu có |
| Mặt bằng | Hợp đồng thuê ghi rõ mục đích kinh doanh | Chủ nhà, ban quản lý toà nhà | Căn hộ chung cư không dùng để kinh doanh |
| An toàn cháy nổ | Trang bị phương tiện, giữ lối thoát, điện an toàn | Người đứng đầu cơ sở; Công an cấp xã khi kiểm tra | Studio nhiều đèn, vải phông, đạo cụ dễ cháy |
| Ảnh, video của khách | Thoả thuận sử dụng hình ảnh bằng văn bản | Khách hàng, người mẫu | Không có đồng ý thì không đăng quảng cáo |
| Nhạc trong video | Giấy phép hoặc nguồn nhạc được phép dùng thương mại | Chủ sở hữu quyền, thư viện nhạc | Nhạc tải từ mạng thường không đủ quyền |
| Flycam | Phép bay theo quy định quản lý tàu bay không người lái | Cơ quan quân sự có thẩm quyền | Có khu vực cấm bay, hạn chế bay |
Chọn mặt bằng: studio tại nhà, nhà phố hay căn hộ
Studio tại nhà riêng. Đăng ký hộ kinh doanh tại nhà ở riêng lẻ là phổ biến và hợp lệ nếu bạn có quyền sử dụng hợp pháp. Lưu ý khách ra vào, chỗ để xe và tiếng ồn khi quay video có âm thanh lớn.
Thuê nhà phố. Hợp đồng thuê nên ghi rõ mục đích làm studio, quyền sơn tường, khoan trần treo đèn, dựng phông cố định. Chủ nhà không đồng ý cải tạo thì studio khó làm phông trơn, cách âm.
Căn hộ chung cư. Pháp luật về nhà ở không cho dùng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở. Studio trong căn hộ có thể bị ban quản trị nhắc nhở, và không đăng ký được địa điểm kinh doanh tại đó. Khối đế thương mại của toà nhà là chuyện khác, xem quy chế toà nhà.
Tầng cao, gác lửng. Studio ở tầng ba, tầng bốn của nhà phố với nhiều đạo cụ, phông vải, đèn nóng cần chú ý lối thoát nạn và tải điện. Đèn LED đã giảm nhiệt nhiều so với đèn cũ nhưng ổ cắm quá tải vẫn là nguyên nhân cháy hay gặp.
Quyền hình ảnh của khách: phần quan trọng nhất
Bộ luật Dân sự công nhận quyền của cá nhân đối với hình ảnh của mình. Việc sử dụng hình ảnh của một người phải được người đó đồng ý; dùng vì mục đích thương mại thì còn phải trả thù lao cho người có hình ảnh, trừ khi hai bên thoả thuận khác. Với studio, "mục đích thương mại" bao gồm cả việc đăng ảnh khách lên trang của studio để quảng cáo, in ảnh khách làm mẫu album trưng bày, dùng video khách làm đoạn giới thiệu dịch vụ.
Cách làm an toàn là đưa nội dung đồng ý sử dụng hình ảnh vào hợp đồng dịch vụ, tách thành từng lựa chọn để khách đánh dấu: cho phép đăng mạng xã hội của studio, cho phép dùng in ấn trưng bày, cho phép dùng trong quảng cáo trả tiền, hay không cho phép gì cả. Ghi rõ thời hạn và cách khách yêu cầu gỡ. Khách đổi ý thì studio nên gỡ trong thời gian hợp lý, giữ lại bằng chứng đã gỡ.
Ảnh trẻ em cần thận trọng hơn: đồng ý phải đến từ cha mẹ hoặc người giám hộ, và với trẻ đủ lớn thì nên hỏi cả ý kiến của chính trẻ theo tinh thần pháp luật về quyền trẻ em. Ảnh khuôn mặt, số điện thoại, địa chỉ của khách cũng là dữ liệu cá nhân, nên chịu quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành: thu thập đúng mục đích, không chia sẻ cho bên thứ ba khi khách chưa đồng ý, xoá khi hết nhu cầu.
Nhạc, flycam và địa điểm quay ngoài trời
Nhạc nền video. Bài hát nổi tiếng tải từ mạng, nhạc từ tài khoản nghe nhạc cá nhân không đi kèm quyền dùng cho video thương mại. Video cưới, video giới thiệu sản phẩm giao cho khách đăng mạng là sử dụng công khai. Dùng thư viện nhạc có giấy phép thương mại, giữ hoá đơn hoặc giấy phép tải về cho từng dự án.
Flycam. Bay thiết bị bay không người lái phải tuân thủ quy định quản lý tàu bay không người lái, trong đó có thủ tục xin phép bay với cơ quan quân sự có thẩm quyền và các khu vực cấm bay, hạn chế bay quanh sân bay, khu quân sự, trụ sở cơ quan. Quay cưới ở bãi biển gần sân bay là ví dụ điển hình cần kiểm trước.
Địa điểm có ban quản lý. Di tích, công viên, khu du lịch, khuôn viên trường học thường có quy định riêng về chụp ảnh dịch vụ, có nơi thu phí, có nơi cấm dựng đạo cụ. Hỏi ban quản lý trước buổi chụp tốt hơn bị mời ra giữa chừng khi khách đã trang điểm xong.
Nơi công cộng. Dựng đèn, phông trên vỉa hè, lòng đường có thể bị coi là sử dụng tạm thời không gian công cộng khi chưa được phép. Với buổi quay lớn, hỏi UBND cấp xã nơi quay.
Lộ trình mở studio theo thứ tự
Một studio nhỏ hai, ba người thường đi theo các bước sau.
- Chọn mô hình: chụp tại studio, chụp ngoại cảnh, quay video, cho thuê phòng chụp theo giờ, hay kết hợp.
- Chọn mặt bằng hợp lệ, ký hợp đồng thuê ghi rõ mục đích và quyền cải tạo.
- Đăng ký hộ kinh doanh ở UBND cấp xã hoặc thành lập công ty nếu định nhận hợp đồng lớn với doanh nghiệp.
- Trang bị PCCC cơ bản, kiểm tải điện, sắp xếp đạo cụ không chắn lối đi.
- Soạn hợp đồng dịch vụ mẫu có điều khoản quyền hình ảnh, thời hạn giao file, lưu trữ dữ liệu, huỷ lịch và hoàn cọc.
- Chuẩn hoá nguồn nhạc, quy trình xin phép địa điểm và phép bay flycam trước mỗi buổi quay ngoài trời.
- Lập quy trình lưu trữ và xoá dữ liệu khách: ai được truy cập ổ lưu, giữ file gốc bao lâu, giao file qua kênh nào.
Phần thuế của hộ kinh doanh studio bạn có thể đọc thêm ở các trang chuyên về thuế như ThueSo.
Hợp đồng dịch vụ với khách: các điều khoản tránh tranh chấp
Phạm vi công việc. Ghi cụ thể số giờ chụp, số bối cảnh, số trang phục, số ảnh chỉnh sửa, độ dài video thành phẩm. Phần lớn tranh cãi bắt đầu từ câu "tưởng là có cả cái này".
Đặt cọc và huỷ lịch. Mức cọc, thời hạn khách được huỷ mà vẫn hoàn cọc, cách xử lý khi trời mưa với buổi chụp ngoại cảnh, khi studio có sự cố thiết bị. Ghi rõ hai chiều, không chỉ phạt phía khách.
Thời hạn giao file. Ngày giao ảnh đã chỉnh, ngày giao video, số lần khách được yêu cầu sửa. Giao chậm so với hợp đồng thì xử lý thế nào.
Quyền tác giả và quyền hình ảnh. Người chụp là tác giả của bức ảnh, nhưng người trong ảnh có quyền đối với hình ảnh của mình. Hợp đồng nên ghi khách được dùng ảnh vào mục đích gì, studio được dùng vào mục đích gì. Hai quyền này độc lập, đừng gộp thành một câu chung chung.
Lưu trữ và mất dữ liệu. Studio giữ file gốc bao lâu, có trách nhiệm gì nếu ổ cứng hỏng trước khi giao. Một điều khoản giới hạn trách nhiệm hợp lý được chấp nhận hơn là cam kết tuyệt đối không mất dữ liệu.
Đồ thuê và trang phục. Váy cưới, vest, đạo cụ cho khách mượn trong buổi chụp: tình trạng khi giao, mức bồi thường nếu hư hỏng, có đặt cọc riêng hay không.
Studio quay phim: khi nào là "sản xuất phim"
Quay video cưới, video quảng cáo sản phẩm, clip giới thiệu doanh nghiệp là dịch vụ sản xuất nội dung thông thường. Khác với việc sản xuất phim để phổ biến rộng rãi như phim điện ảnh chiếu rạp, phim phát hành trên nền tảng, vốn được Luật Điện ảnh điều chỉnh với yêu cầu về chủ thể sản xuất và phân loại phim trước khi phổ biến. Nếu studio định nhận làm phim ngắn, phim truyện để phát hành, hãy tìm hiểu quy định điện ảnh hiện hành và cân nhắc lập doanh nghiệp có ngành sản xuất phim.
Studio cho thuê phòng quay theo giờ cho người làm nội dung cũng cần một bản nội quy và hợp đồng thuê ngắn: bên thuê chịu trách nhiệm về nội dung mình quay, không quay nội dung vi phạm pháp luật, bồi thường thiết bị hư hỏng. Điều này bảo vệ studio khi có người thuê phòng quay những nội dung không phù hợp.
Studio có nhận chụp ảnh thẻ, ảnh hồ sơ thì nên biết rằng mỗi loại giấy tờ có quy cách ảnh riêng do cơ quan tiếp nhận quy định, và quy cách này thay đổi theo thời gian. Đừng hứa với khách rằng ảnh chắc chắn được chấp nhận; hãy hỏi khách loại giấy tờ, đối chiếu yêu cầu hiện hành rồi chụp theo đó.
Khi có tranh chấp với khách về việc dùng ảnh, hoặc bị khiếu nại vi phạm bản quyền, nên nhờ luật sư có kinh nghiệm về sở hữu trí tuệ xem trước khi trả lời bằng văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Mở studio chụp ảnh có cần giấy phép con không?
Không cần giấy phép con riêng cho hoạt động chụp ảnh. Bạn cần đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, bảo đảm an toàn PCCC chung cho mặt bằng, và tuân thủ các quy định về hình ảnh cá nhân, bản quyền, phép bay khi dùng flycam.
Studio có được đăng ảnh khách lên trang của mình không?
Chỉ khi khách đồng ý. Đăng ảnh để quảng cáo là sử dụng hình ảnh vì mục đích thương mại. Cách an toàn là có điều khoản đồng ý rõ ràng trong hợp đồng, cho khách chọn từng mức sử dụng, và gỡ khi khách yêu cầu.
Làm studio trong căn hộ chung cư có được không?
Pháp luật nhà ở không cho dùng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở, nên studio trong căn hộ dễ bị nhắc nhở và không đăng ký được địa điểm kinh doanh. Khối đế thương mại của toà nhà thì xem theo quy chế và hợp đồng thuê.
Dùng nhạc nổi tiếng làm nền video cưới có sao không?
Video giao cho khách đăng công khai là sử dụng tác phẩm âm nhạc. Không có giấy phép thì video có thể bị nền tảng tắt tiếng hoặc gỡ, và studio có thể bị yêu cầu bồi thường. Dùng thư viện nhạc có giấy phép thương mại là cách an toàn.
Quay flycam cho đám cưới có cần xin phép không?
Bay thiết bị bay không người lái cần tuân thủ quy định về phép bay và khu vực cấm bay, hạn chế bay. Gần sân bay, khu quân sự, trụ sở cơ quan là nơi đặc biệt cần kiểm. Hỏi cơ quan có thẩm quyền trước buổi quay.
Studio phải giữ ảnh gốc của khách bao lâu?
Không có thời hạn chung cho mọi trường hợp. Hãy ghi rõ thời gian lưu trữ trong hợp đồng, thông báo trước khi xoá, và bảo mật kho lưu vì ảnh khuôn mặt, thông tin liên lạc là dữ liệu cá nhân.