Khi nhà nghỉ hay homestay bắt đầu nhận khách nước ngoài, nghĩa vụ pháp lý thay đổi rõ nhất ở một điểm: cơ sở phải khai báo tạm trú cho người nước ngoài theo pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, trong thời hạn rất ngắn tính bằng giờ kể từ khi khách đến, thay vì thông báo lưu trú như với khách Việt Nam. Theo luật hiện hành, thời hạn thường là 12 giờ, ở vùng sâu, vùng xa là 24 giờ; bạn nên đối chiếu lại với công an cấp xã vì kênh và cách tính có thể được điều chỉnh.
Ngoài khai báo, có thêm vài chuyện mà cơ sở nhỏ hay lúng túng: khách đưa giấy tờ lạ, khách hỏi trả bằng đô la, khách muốn đi vào vùng biên giới, khách mất hộ chiếu giữa chuyến, khách ốm nặng. Bài này đi qua từng chuyện ở mức bạn cần biết để không làm sai và biết hỏi ai.
Vì sao khách nước ngoài là một chặng riêng
Với khách Việt Nam, cơ sở lưu trú thông báo lưu trú theo pháp luật về cư trú. Với người nước ngoài, nghĩa vụ đến từ một luật khác, luật về nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Hai luật, hai kênh, hai thời hạn. Nhiều chủ cơ sở quen với khách trong nước, tới khi có khách nước ngoài đầu tiên thì khai qua kênh dành cho người Việt hoặc khai chậm, rồi bị nhắc khi kiểm tra.
Người nước ngoài ở Việt Nam có thể đi theo nhiều diện: miễn thị thực theo chính sách đơn phương hoặc theo điều ước, thị thực điện tử, thị thực cấp tại cơ quan đại diện, thẻ tạm trú cho người làm việc, học tập lâu dài. Bạn không cần thuộc hết các diện này. Việc của cơ sở lưu trú là ghi đúng thông tin từ hộ chiếu và giấy tờ cư trú khách xuất trình, rồi khai báo đúng hạn. Kiểm tra thị thực có hợp lệ hay không là việc của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh; nếu thấy giấy tờ có dấu hiệu bất thường, bạn báo công an cấp xã thay vì tự xử lý.
Một điểm hay bị quên: không chỉ cơ sở kinh doanh mới phải khai. Gia đình có người nước ngoài là bạn bè, người thân đến ở nhờ cũng phải khai báo tạm trú. Nếu homestay của bạn nằm trong chính ngôi nhà gia đình đang ở, ranh giới khách thuê hay khách nhà không làm thay đổi nghĩa vụ này.
Thiết lập khai báo tạm trú trước khi nhận khách đầu tiên
Đừng để tới đêm khách đến mới đi tìm cách khai. Chuẩn bị theo thứ tự:
- Liên hệ công an cấp xã nơi có cơ sở, hỏi kênh khai báo tạm trú cho người nước ngoài đang áp dụng và thủ tục cấp tài khoản cho cơ sở.
- Đăng ký tài khoản, phân quyền cho chủ và người trực quầy. Người được giao phải biết làm, không phải chỉ một mình chủ biết.
- Lập mẫu nhận khách: họ tên theo hộ chiếu, quốc tịch, số hộ chiếu, loại và thời hạn giấy tờ cư trú, ngày đến, ngày dự kiến đi, số phòng.
- Thử khai một lượt với sự hướng dẫn của công an cấp xã nếu được, để biết các lỗi nhập hay gặp.
- Quy định nội bộ: khai ngay khi nhận phòng, ca đêm cũng khai, ghi lại thời điểm đã khai.
- Khi khách đổi phòng, gia hạn hay trả phòng sớm, cập nhật theo hướng dẫn của kênh khai báo.
Với cơ sở ở xã vùng cao, vùng biên mà mạng chập chờn, hỏi trước phương án dự phòng khi không vào được kênh điện tử, thay vì đợi tới lúc bị trễ hạn.
Tình huống thường gặp và cách xử lý đúng
Bảng dưới gom những tình huống chủ cơ sở nhỏ hay hỏi. Cột cuối là nơi nên hỏi khi chưa chắc.
| Tình huống | Nên làm | Không nên làm | Hỏi ai |
|---|---|---|---|
| Khách chỉ có bản chụp hộ chiếu trên điện thoại | Đề nghị xem bản gốc để đối chiếu; ghi chú nếu khách nói hộ chiếu đang ở cơ quan làm thủ tục | Nhận khách mà không có thông tin để khai | Công an cấp xã |
| Khách hỏi trả bằng đô la, euro | Niêm yết và thu bằng đồng Việt Nam, hướng dẫn khách đổi tiền ở nơi được phép hoặc thanh toán thẻ | Niêm yết giá phòng bằng ngoại tệ, tự đổi tiền cho khách | Ngân hàng nơi mở tài khoản |
| Khách muốn đi vào khu vực biên giới | Nhắc khách rằng một số khu vực có quy định riêng với người nước ngoài; gợi ý hỏi đơn vị lữ hành hoặc công an | Tự dẫn khách vào khu vực hạn chế | Công an, đồn biên phòng nơi gần nhất |
| Khách mất hộ chiếu | Hướng dẫn khách trình báo công an nơi mất để có xác nhận, liên hệ cơ quan đại diện nước mình | Cho khách đi tiếp mà không có giấy tờ | Công an cấp xã |
| Khách ốm nặng, tai nạn | Gọi cấp cứu, báo người thân của khách, hỗ trợ liên hệ bảo hiểm du lịch của khách | Tự đưa thuốc theo phỏng đoán | Cơ sở y tế, cấp cứu 115 |
| Khách ở quá ngày ghi trên thị thực | Vẫn khai báo đúng thực tế; khuyên khách liên hệ cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để làm thủ tục | Khai sai ngày cho khớp thị thực | Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh |
Nguyên tắc chung: cơ sở lưu trú khai đúng sự thật, giúp khách tìm đúng nơi, không tự đứng ra giải quyết thay cơ quan có thẩm quyền.
Thanh toán, giá và hoá đơn với khách quốc tế
Niêm yết giá bằng đồng Việt Nam. Pháp luật về quản lý ngoại hối hạn chế việc niêm yết, thanh toán bằng ngoại tệ trong lãnh thổ Việt Nam, trừ các trường hợp được phép. Trên trang đặt phòng quốc tế, giá có thể hiển thị bằng ngoại tệ theo cách của nền tảng, nhưng tại quầy, bảng giá và phiếu thu nên dùng đồng Việt Nam.
Không tự đổi tiền cho khách. Đổi ngoại tệ là hoạt động phải được phép. Nhận đô la của khách rồi trả lại tiền Việt theo tỷ giá tự đặt là cách làm dễ vướng vi phạm, dù thấy tiện.
Thanh toán thẻ và chuyển khoản. Máy quẹt thẻ hoặc cổng thanh toán quốc tế qua ngân hàng giúp khách trả bằng thẻ của họ, tiền về tài khoản của bạn bằng đồng Việt Nam. Đây là cách gọn nhất với khách nước ngoài.
Hoá đơn và kê khai. Doanh thu từ khách nước ngoài kê khai như doanh thu khác. Chuyện hoá đơn, thuế thuộc mảng thuế; bạn chỉ cần biết đặt phòng qua nền tảng nước ngoài không làm doanh thu đó nằm ngoài nghĩa vụ kê khai.
Nội quy, thông tin và giao tiếp với khách
Khách nước ngoài không biết những điều người Việt coi là hiển nhiên. Giấy tờ đủ mà thông tin thiếu vẫn dễ sinh chuyện:
- Nội quy song ngữ ngắn gọn: giờ yên tĩnh, khách đến thăm, hút thuốc, đồ quý, cách báo sự cố.
- Sơ đồ thoát nạn bằng hình, đặt trong từng phòng, kèm số cấp cứu, cứu hoả, công an bằng chữ số rõ ràng.
- Hướng dẫn về giao thông: khách tự lái xe phải có giấy phép lái xe có giá trị tại Việt Nam; nếu khách không có, gợi ý xe có người lái của đơn vị hợp pháp.
- Thông báo trước những điều có thể khiến khách bất ngờ: mất điện theo lịch, nước nóng có giờ, đường vào bị ngập mùa mưa.
- Dặn khách giữ hộ chiếu cẩn thận và mang theo bản chụp; nhiều nơi khách được hỏi giấy tờ khi làm thủ tục.
- Ghi lại cách liên hệ người thân hoặc đơn vị lữ hành của khách đi một mình, phòng khi có sự cố sức khoẻ.
Nếu khách đến qua một công ty du lịch, thống nhất với công ty ai lo phần nào: ai giữ danh sách, ai liên hệ khi khách ốm, ai chịu trách nhiệm khi khách đổi lịch trình.
Khách ở dài ngày, thuê theo tháng
Ngày càng nhiều khách nước ngoài ở một nơi vài tuần đến vài tháng: người làm việc từ xa, người nghỉ hưu, sinh viên trao đổi, chuyên gia đi công tác dài. Với cơ sở lưu trú, nghĩa vụ khai báo tạm trú vẫn giữ nguyên trong suốt thời gian khách ở, kể cả khi khách chuyển sang thuê theo tháng và tự nấu ăn. Khi khách gia hạn, đổi phòng hay chuyển sang một căn khác do bạn quản lý, thông tin khai báo cần được cập nhật tương ứng.
Khách ở dài ngày thường hỏi chủ nhà về việc gia hạn thị thực, chuyển đổi mục đích, hay việc mình làm việc từ xa cho công ty nước ngoài có cần giấy phép gì không. Đây không phải câu hỏi cơ sở lưu trú trả lời thay được. Cách đúng là chỉ khách tới cơ quan quản lý xuất nhập cảnh, cơ quan lao động hoặc người làm nghề, và tránh hứa hẹn kiểu "ở bao lâu cũng được, có gì bên này lo".
Nếu bạn cho người nước ngoài thuê nhà nguyên căn dài hạn chứ không phải phòng trong cơ sở lưu trú, nghĩa vụ khai báo tạm trú vẫn có và người cho thuê cần nắm rõ ai thực hiện. Hợp đồng thuê nên ghi điều khoản về việc khai báo, về số người ở và về việc báo khi có người nước ngoài khác đến ở cùng.
Lỗi hay gặp và khi nào cần người làm nghề
Khai báo qua kênh dành cho khách Việt Nam. Khách nước ngoài phải khai báo tạm trú theo kênh và thủ tục dành cho người nước ngoài. Khai nhầm kênh có thể bị coi là chưa khai.
Khai sau khi khách đã trả phòng. Khách ở một đêm rồi đi sớm vẫn phải được khai trong thời hạn. Khai bù sau khi khách đi là trễ hạn.
Nhận khách theo lời giới thiệu của người quen mà không xem giấy tờ. Không có thông tin thì không khai được, và cơ sở mang rủi ro nếu người đó đang vi phạm quy định về cư trú.
Khi nào cần người làm nghề. Khi cơ sở bị lập biên bản về khai báo tạm trú, khi khách gặp tai nạn nghiêm trọng tại cơ sở, hay khi bạn định ký hợp đồng dài hạn với đối tác nước ngoài gửi khách. Những lúc đó nên nhờ luật sư xem hồ sơ; hồ sơ chi tiết từng thủ tục, bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở lưu trú phải khai báo tạm trú cho khách nước ngoài trong bao lâu?
Theo pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh hiện hành, cơ sở lưu trú khai báo trong thời hạn tính bằng giờ kể từ khi khách đến, thường là 12 giờ, vùng sâu vùng xa là 24 giờ. Bạn nên đối chiếu lại với công an cấp xã vì kênh và cách thực hiện có thể thay đổi.
Chủ nhà nghỉ có phải kiểm tra thị thực của khách không?
Cơ sở lưu trú ghi đúng thông tin từ hộ chiếu và giấy tờ cư trú khách xuất trình rồi khai báo đúng hạn. Việc xác định thị thực có hợp lệ hay không là của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh. Nếu giấy tờ có dấu hiệu bất thường, báo công an cấp xã.
Có được báo giá phòng bằng đô la cho khách nước ngoài không?
Pháp luật về quản lý ngoại hối hạn chế niêm yết, thanh toán bằng ngoại tệ trong lãnh thổ Việt Nam, trừ trường hợp được phép. Tại cơ sở, bạn nên niêm yết và thu bằng đồng Việt Nam, nhận thanh toán thẻ quốc tế qua ngân hàng nếu khách cần.
Khách nước ngoài là bạn của gia đình đến ở nhờ có phải khai không?
Có. Nghĩa vụ khai báo tạm trú áp dụng cả khi người nước ngoài ở tại nhà riêng, không chỉ ở cơ sở kinh doanh. Chủ hộ nơi khách ở thực hiện khai báo theo hướng dẫn của công an cấp xã.
Khách nước ngoài làm mất hộ chiếu tại cơ sở thì chủ cơ sở làm gì?
Hướng dẫn khách trình báo với công an nơi mất để có xác nhận, liên hệ cơ quan đại diện của nước mình để làm giấy tờ thay thế. Chủ cơ sở hỗ trợ cung cấp thông tin lưu trú, không tự đứng ra giải quyết thủ tục thay khách.
Homestay ở xã biên giới có được nhận khách nước ngoài không?
Tuỳ khu vực. Một số khu vực biên giới có quy định riêng về việc người nước ngoài vào, lưu trú. Trước khi nhận khách, hỏi công an cấp xã hoặc đồn biên phòng gần nhất để biết khu vực của bạn có hạn chế nào không.