Một shop online thường đi qua bốn chặng: bán thử trong vòng quen biết, bán đều đặn có lãi, có kho và nhân viên, rồi mở website hoặc ứng dụng riêng. Mỗi chặng kéo theo nghĩa vụ pháp lý mới: đăng ký kinh doanh khi đã kinh doanh thường xuyên, điều kiện kho và lao động khi thuê người, thông báo website khi có trang bán hàng riêng, và giấy phép riêng nếu mặt hàng thuộc nhóm có điều kiện.
Bài không lặp lại từng thủ tục, vì mỗi thủ tục đã có hướng dẫn riêng. Bài xếp chúng theo đúng thời điểm một shop sẽ gặp, để bạn biết lúc nào phải làm gì và không bị bất ngờ khi shop lớn nhanh hơn giấy tờ. Phần thuế với người bán online đang thay đổi nhiều; bài chỉ nhắc, chi tiết xem trên ThueSo hoặc CongThue.
Chặng một: bán thử, bán vài đơn cho người quen
Ở chặng này, bạn đăng vài món lên trang cá nhân hoặc nhóm, bán cho bạn bè, đồng nghiệp, chưa biết có thành hay không. Pháp luật về đăng ký kinh doanh có quy định một số trường hợp cá nhân, hộ gia đình không phải đăng ký hộ kinh doanh, như hoạt động thương mại nhỏ lẻ, thu nhập thấp, buôn bán lưu động theo quy định. Tuy vậy, tiêu chí cụ thể do quy định của Chính phủ và địa phương xác định, nên không có một con số chung để bạn tự tin rằng mình chưa phải đăng ký.
Điều bạn có thể làm ngay từ chặng này là chọn đúng mặt hàng. Thực phẩm tự làm, mỹ phẩm tự pha, thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, thuốc, rượu, hàng xách tay không chứng từ là những mặt hàng mà ngay cả bán vài đơn cũng đã có thể vi phạm, vì vấn đề nằm ở chính món hàng chứ không ở quy mô shop. Ngược lại, quần áo, phụ kiện, đồ gia dụng có nguồn gốc rõ ràng là nhóm có rủi ro thấp để bắt đầu.
Cũng từ chặng này, hãy tập thói quen ghi chép: mỗi đơn bán ra, mỗi lần nhập hàng, chi phí giao hàng. Sổ ghi chép không phải để đối phó; nó là căn cứ để bạn biết lúc nào shop đã vượt qua mức thử nghiệm và cần chuyển chặng, đồng thời là dữ liệu bạn cần khi kê khai thuế sau này.
Bốn chặng của một shop online và việc cần làm ở mỗi chặng
Bảng tóm tắt dưới đây là khung để tự đối chiếu. Không có ngưỡng doanh thu nào được ghi, vì tiêu chí đăng ký và thuế đã và đang thay đổi; hãy kiểm văn bản hiện hành.
| Chặng | Dấu hiệu | Việc pháp lý cần làm |
|---|---|---|
| Bán thử | Vài đơn, người quen, chưa nhập hàng đều | Chọn mặt hàng không có điều kiện, ghi chép đơn, tìm hiểu trường hợp được miễn đăng ký |
| Bán đều đặn | Nhập hàng định kỳ, khách lạ, có lãi thường xuyên | Đăng ký hộ kinh doanh tại nơi cư trú hoặc nơi đặt kho; tìm hiểu nghĩa vụ thuế của người bán online |
| Có kho, có nhân viên | Thuê kho hoặc dành một phần nhà làm kho, thuê người đóng gói, trực tin nhắn | Hợp đồng lao động, bảo hiểm theo quy định; an toàn kho, phòng cháy; cân nhắc thành lập công ty |
| Website hoặc ứng dụng riêng | Có trang bán hàng với giỏ hàng, đặt hàng, thanh toán | Thông báo website thương mại điện tử bán hàng với Bộ Công Thương; công khai thông tin người bán, chính sách đổi trả, bảo vệ dữ liệu khách |
Shop có thể nhảy cóc chặng, ví dụ mở website ngay từ đầu. Khi đó nghĩa vụ của chặng sau áp dụng ngay, không chờ shop đi qua các chặng trước.
Chặng hai: khi nào nên đăng ký hộ kinh doanh và đăng ký ở đâu
Dấu hiệu đã là kinh doanh thường xuyên. Bạn nhập hàng theo đợt để bán lại, bán cho người không quen, đăng bài đều đặn, có lãi đều mỗi tháng. Lúc này, cách an toàn là đăng ký hộ kinh doanh thay vì tự xếp mình vào nhóm được miễn.
Đăng ký ở đâu. Hộ kinh doanh đăng ký tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đặt địa điểm kinh doanh. Với shop online, địa điểm thường là nơi bạn ở hoặc nơi đặt kho. Sau sắp xếp chính quyền hai cấp từ 1/7/2025, nơi tiếp nhận cụ thể có thể khác trước; kiểm trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi bộ phận một cửa của xã, phường.
Địa chỉ là căn hộ chung cư. Nhiều shop online vận hành tại căn hộ. Việc dùng căn hộ làm địa điểm đăng ký kinh doanh phụ thuộc quy định về nhà chung cư và quy chế toà nhà; có nơi không chấp nhận. Nếu không đăng ký được tại căn hộ, có thể đăng ký tại nơi đặt kho hoặc một mặt bằng khác.
Ngành nghề ghi trên giấy. Ghi đúng nhóm hàng bạn bán, kèm ngành bán lẻ qua internet nếu nơi tiếp nhận hướng dẫn. Ngành ghi quá hẹp sẽ buộc bạn sửa giấy mỗi lần thêm mặt hàng; ghi những ngành có điều kiện mà chưa đáp ứng thì chưa được làm.
Thuế. Từ năm 2025 có thay đổi về cách thu thuế với người bán trên nền tảng, trong đó có cơ chế sàn khấu trừ, nộp thay. Chi tiết và cách kê khai của hộ kinh doanh xem trên ThueSo hoặc hỏi cơ quan thuế.
Chặng ba: kho, nhân viên và livestream
Khi shop có kho riêng và người làm thuê, các nghĩa vụ không còn chỉ là chuyện của một người bán hàng. Những việc cần làm ở chặng này:
- Kho: nếu kho ở địa chỉ khác nơi đăng ký, kiểm việc đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc kho; hàng dễ cháy như mỹ phẩm dạng xịt, pin, đồ nhựa số lượng lớn cần phương tiện chữa cháy và lối đi thông thoáng.
- Nhân viên: có hợp đồng lao động phù hợp với thời gian làm việc; người làm từ đủ một tháng trở lên thường thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo luật mới, đối chiếu quy định hiện hành.
- Cộng tác viên bán hàng: nếu trả hoa hồng cho người giới thiệu, ghi rõ thoả thuận và nghĩa vụ khấu trừ thuế nếu có.
- Livestream: người bán phải cung cấp thông tin trung thực về hàng, giá, phí, chính sách đổi trả; người dẫn phiên live chịu trách nhiệm về lời giới thiệu của mình. Nghĩa vụ chi tiết với người bán, người dẫn và nền tảng có trên GiayPhep.com.
- Giao hàng: hàng có pin lithium, chất lỏng, chất dễ cháy phải theo quy định của đơn vị vận chuyển; đừng khai sai mô tả để gửi được.
- Dữ liệu khách: địa chỉ, số điện thoại của khách là dữ liệu cá nhân; không bán, không chia sẻ danh sách khách, giới hạn nhân viên được xem.
Đây cũng là chặng nhiều shop nên cân nhắc chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty, nhất là khi muốn bán cho doanh nghiệp, cần hoá đơn đầu vào đầu ra rõ ràng hoặc muốn tách tài sản cá nhân khỏi rủi ro kinh doanh.
Mặt hàng có điều kiện: kiểm ở chặng nào cũng vậy
Thực phẩm. Đồ ăn tự nấu, bánh tự làm, đồ khô tự đóng gói bán online là hoạt động sản xuất, kinh doanh thực phẩm. Tuỳ loại và quy mô mà cần giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện hoặc ký cam kết, cộng với tự công bố sản phẩm nếu là thực phẩm bao gói. Phần này đi theo mô hình bếp nấu bán online trong danh mục quán ăn, cà phê.
Mỹ phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khoẻ. Mỗi sản phẩm phải được công bố hoặc đăng ký với cơ quan y tế trước khi bán, và lời giới thiệu không được gán công dụng chữa bệnh. Shop bán lại hàng của hãng cần xin hồ sơ của nhà cung cấp; shop tự pha chế là đã bước sang sản xuất.
Đồ chơi trẻ em, đồ điện, đồ dùng tiếp xúc thực phẩm. Các nhóm này thường phải phù hợp quy chuẩn kỹ thuật, có dấu hợp quy, nhãn tiếng Việt. Hàng lấy từ sàn nước ngoài về bán lại thì shop là người nhập khẩu, phải lo cả phần kiểm tra chất lượng khi nhập.
Rượu, thuốc lá, thuốc chữa bệnh. Rượu có giấy phép và điều kiện riêng khi bán qua mạng, kèm xác nhận tuổi người mua. Thuốc lá và thuốc chữa bệnh có quy định chặt hơn nữa về kênh bán; shop online thông thường không nên đụng tới các nhóm này.
Chặng bốn: website hoặc ứng dụng bán hàng riêng
Khi bạn có website với chức năng giới thiệu hàng, đặt hàng, thanh toán của chính shop mình, website đó là website thương mại điện tử bán hàng. Chủ website phải thông báo với Bộ Công Thương qua cổng thông tin quản lý hoạt động thương mại điện tử trước khi chính thức bán, rồi gắn biểu tượng đã thông báo theo hướng dẫn. Ứng dụng di động bán hàng của chính shop cũng thuộc diện tương tự.
Ranh giới cần nhớ là website bán hàng của chính mình khác với sàn. Nếu bạn mở cho người bán khác đăng sản phẩm, đặt hàng trên trang của bạn, website đã thành sàn giao dịch thương mại điện tử với thủ tục đăng ký và nghĩa vụ nặng hơn nhiều. Shop nhỏ nên giữ website ở mức bán hàng của mình cho tới khi thật sự có kế hoạch làm sàn.
Website còn phải công khai những thông tin mà người mua cần: tên, địa chỉ, mã số đăng ký kinh doanh của người bán; thông tin hàng hoá, giá, phí vận chuyển; điều kiện giao dịch chung, chính sách đổi trả, bảo hành; chính sách bảo vệ thông tin cá nhân. Khung pháp lý về thương mại điện tử đang được hoàn thiện ở cấp luật, nên trước khi ra mắt website, hãy đối chiếu văn bản hiện hành.
Những việc nên làm ngay hôm nay, dù shop đang ở chặng nào
Không phải mọi giấy tờ đều cần ngay, nhưng vài thói quen dưới đây giúp shop chuyển chặng mà không phải chạy theo:
- Lập danh sách mặt hàng và đánh dấu nhóm nào có điều kiện (thực phẩm, mỹ phẩm, đồ chơi trẻ em, đồ điện, rượu); với mỗi nhóm, xin trước giấy tờ của nhà cung cấp.
- Lưu hoá đơn, chứng từ nhập hàng theo từng đợt, kể cả mua từ sàn hay từ chợ đầu mối.
- Ghi sổ doanh thu, chi phí theo tháng; đó là cơ sở để biết khi nào chuyển chặng và để kê khai thuế.
- Viết sẵn chính sách đổi trả, bảo hành ngắn gọn, đăng công khai trên trang và gửi kèm đơn.
- Không đăng lời quảng cáo về công dụng chữa bệnh, không dùng hình ảnh, thương hiệu của người khác khi không được phép.
- Khi có tranh chấp với khách, sàn hoặc đối tác cung cấp hàng có giá trị lớn, hỏi luật sư trên AI Cố Vấn trước khi trả lời bằng văn bản.
Đi đúng thứ tự, shop online gần như không cần thủ tục phức tạp nào trong năm đầu. Rắc rối chỉ đến khi mặt hàng có điều kiện hoặc khi shop đã lớn mà giấy tờ vẫn ở chặng một.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng trên sàn thương mại điện tử có phải đăng ký hộ kinh doanh không?
Sàn thường yêu cầu người bán cung cấp thông tin định danh và có thể yêu cầu thông tin đăng ký kinh doanh. Về nguyên tắc, kinh doanh thường xuyên có lãi thì nên đăng ký. Tiêu chí miễn đăng ký và nghĩa vụ thuế với người bán trên sàn hãy đối chiếu văn bản hiện hành.
Shop chỉ bán qua tin nhắn mạng xã hội, không có website thì có phải thông báo với Bộ Công Thương không?
Thông báo website áp dụng với website hoặc ứng dụng bán hàng do bạn tự thiết lập. Trang cá nhân, trang fanpage trên mạng xã hội không phải là website riêng, nhưng người bán vẫn phải tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin và quy định về hàng hoá.
Shop online có được dùng địa chỉ nhà riêng để đăng ký hộ kinh doanh không?
Thường được nếu nhà riêng là nhà ở riêng lẻ và bạn có quyền sử dụng hợp pháp. Với căn hộ chung cư, khả năng đăng ký phụ thuộc quy định về nhà chung cư và quy chế toà nhà. Hỏi nơi tiếp nhận trước khi nộp.
Thuê người livestream bán hàng thì ai chịu trách nhiệm khi nói sai?
Người bán chịu trách nhiệm về hàng hoá và thông tin công bố; người livestream chịu trách nhiệm về lời giới thiệu của mình, nhất là khi nói vượt quá thông tin được cung cấp. Hợp đồng với người livestream nên ghi rõ nội dung được nói và trách nhiệm mỗi bên.
Shop online có cần làm biển hiệu không?
Nếu shop có địa điểm kinh doanh đã đăng ký và đón khách, biển hiệu theo quy định là cần thiết. Shop chỉ có kho không đón khách thì yêu cầu biển hiệu tuỳ quy định địa phương; dù vậy, địa chỉ đăng ký phải là nơi cơ quan quản lý tìm thấy được bạn.
Khi nào shop online nên chuyển từ hộ kinh doanh sang công ty?
Khi bạn có nhiều điểm kinh doanh, nhiều nhân viên, bán cho doanh nghiệp cần hoá đơn, muốn gọi vốn hoặc muốn tách rủi ro kinh doanh khỏi tài sản gia đình. Chuyển đổi có thủ tục riêng; tìm hiểu trước để không gián đoạn bán hàng.