Thành lập công ty tổ chức sự kiện là thủ tục đăng ký doanh nghiệp thông thường tại Sở Tài chính, không cần giấy phép con riêng cho "nghề sự kiện". Cái khó nằm ở từng sự kiện: một đêm nhạc bán vé, một hội chợ, một lễ khai trương có khuyến mại, một buổi chạy bộ trên đường phố, mỗi thứ kéo theo thủ tục và cơ quan khác nhau.
Người mới vào nghề thường tập trung lo giấy đăng ký công ty, còn những thủ tục theo từng sự kiện thì làm theo kinh nghiệm truyền miệng. Bài này giúp bạn chọn ngành nghề đăng ký cho đủ rộng, rồi cung cấp một bảng tra theo loại sự kiện để biết việc nào phải hỏi cơ quan nào, trước bao lâu, và trách nhiệm nào thuộc về bạn hay thuộc về khách hàng.
Chọn loại hình và ngành nghề đăng ký
Phần lớn đơn vị sự kiện chọn công ty trách nhiệm hữu hạn vì cần xuất hoá đơn cho khách doanh nghiệp, ký hợp đồng giá trị lớn và thuê nhiều nhà cung cấp. Hộ kinh doanh vẫn có thể làm dịch vụ trang trí tiệc, cho thuê âm thanh ánh sáng quy mô nhỏ, nhưng khi nhận làm sự kiện cho doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay tổ chức có yếu tố nước ngoài, hình thức công ty thuận lợi hơn.
Mã ngành trung tâm thường là "tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại" trong hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, vốn bao gồm tổ chức hội chợ, triển lãm, hội nghị, sự kiện. Đi kèm thường có quảng cáo, nghiên cứu thị trường, hoạt động sáng tác nghệ thuật và giải trí, cho thuê máy móc thiết bị, dịch vụ ăn uống phục vụ tiệc nếu công ty tự làm phần ẩm thực, và đại lý du lịch nếu làm sự kiện kết hợp tour.
Đăng ký ngành rộng không làm bạn mặc nhiên được làm mọi việc. Một số hoạt động là ngành có điều kiện, như kinh doanh dịch vụ lữ hành, dịch vụ ăn uống phải có điều kiện an toàn thực phẩm. Ghi mã ngành chỉ là điều kiện cần; điều kiện riêng của từng ngành vẫn phải đáp ứng trước khi thực hiện.
Bảng tra thủ tục theo loại sự kiện
Bảng nêu nguyên lý. Thời hạn nộp, mẫu văn bản và cơ quan cụ thể nằm trong văn bản hiện hành và có thể khác giữa các tỉnh sau sắp xếp năm 2025.
| Loại sự kiện | Thủ tục thường gặp | Cơ quan thường liên quan | Ai đứng tên |
|---|---|---|---|
| Chương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thuật | Thông báo hoặc xin chấp thuận tổ chức biểu diễn tuỳ trường hợp | Cơ quan văn hoá cấp tỉnh hoặc theo phân cấp | Đơn vị tổ chức biểu diễn |
| Hội chợ, triển lãm thương mại | Đăng ký tổ chức hội chợ, triển lãm | Sở Công Thương | Thương nhân tổ chức |
| Khai trương có khuyến mại, bốc thăm | Thông báo hoặc đăng ký khuyến mại tuỳ hình thức | Sở Công Thương hoặc cơ quan theo quy định | Thương nhân khuyến mại, thường là khách hàng |
| Sự kiện dùng lòng đường, vỉa hè, công viên | Xin phép sử dụng tạm thời không gian công cộng, phân luồng giao thông | UBND cấp xã, cơ quan quản lý đường, Công an | Đơn vị tổ chức |
| Hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài | Xin phép hoặc thông báo theo quy định về hội nghị quốc tế | Cơ quan có thẩm quyền theo cấp hội nghị | Đơn vị chủ trì nội dung |
| Sự kiện có flycam, drone trình diễn | Xin phép bay | Cơ quan quân sự có thẩm quyền | Đơn vị vận hành thiết bị bay |
| Sự kiện có bán đồ ăn uống | Điều kiện an toàn thực phẩm của đơn vị cung cấp | Ngành y tế | Đơn vị cung cấp ẩm thực |
Biểu diễn nghệ thuật: phần hay bị hiểu sai
Quy định về biểu diễn nghệ thuật đã thay đổi theo hướng giảm thủ tục cấp phép, chuyển nhiều trường hợp sang thông báo trước. Tuy vậy, "thông báo" vẫn có thời hạn phải gửi trước ngày diễn, có nội dung bắt buộc, và cơ quan nhận thông báo có quyền yêu cầu điều chỉnh hoặc dừng nếu nội dung vi phạm. Chương trình có nghệ sĩ nước ngoài, tổ chức ở nước ngoài mang vào, hay tổ chức thi người đẹp, người mẫu thì có thủ tục riêng chặt hơn. Kiểm văn bản đang có hiệu lực tại thời điểm làm hồ sơ.
Ai là "đơn vị tổ chức" trên giấy tờ cũng là câu hỏi cần chốt từ đầu. Khi doanh nghiệp khách hàng thuê bạn làm đêm gala nội bộ không bán vé, phần biểu diễn phục vụ nội bộ có thể được xử lý khác với chương trình bán vé công khai. Khi bạn tự đứng ra tổ chức đêm nhạc bán vé, bạn là đơn vị tổ chức và chịu toàn bộ nghĩa vụ. Hợp đồng với khách phải ghi rõ bên nào làm thủ tục, bên nào chịu trách nhiệm nội dung.
Bản quyền là phần thứ hai. Chương trình biểu diễn công cộng sử dụng tác phẩm âm nhạc phải trả tiền cho chủ sở hữu quyền. Phát nhạc nền tại sự kiện cũng vậy. Thường đơn vị tổ chức là bên có nghĩa vụ; ghi rõ khoản này trong dự toán để không bị bất ngờ.
An toàn sự kiện đông người: trách nhiệm không chuyển hết cho nhà cung cấp
Kết cấu tạm. Sân khấu, khung truss, màn hình LED dựng ngoài trời chịu gió. Đơn vị thi công phải có phương án kết cấu, có người chịu trách nhiệm kỹ thuật. Mưa bão bất chợt là lúc nhiều sự cố xảy ra.
Điện tạm. Máy phát, dây dẫn đi qua khu khán giả, tủ điện ngoài trời. Kiểm chống giật, che chắn dây, không để nước đọng quanh thiết bị.
Lối thoát và sức chứa. Ước tính lượng khách tối đa, bố trí lối vào ra, khu vực đệm trước sân khấu. Sự kiện miễn phí ở quảng trường dễ vượt dự kiến nhiều lần.
PCCC và y tế. Bình chữa cháy ở khu kỹ thuật, khu bếp; điểm sơ cứu; phương án gọi xe cấp cứu vào được khu sự kiện.
An ninh trật tự. Sự kiện lớn cần phối hợp với Công an cấp xã nơi tổ chức. Thuê bảo vệ phải là doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ có đủ điều kiện, không thuê người tự do làm bảo vệ.
Bảo hiểm. Bảo hiểm trách nhiệm công cộng cho sự kiện là lựa chọn nên có, nhất là sự kiện ngoài trời đông người.
Lộ trình cho một sự kiện cụ thể
Sau khi đã có công ty, mỗi dự án nên đi theo thứ tự sau để không sót thủ tục.
- Viết bản mô tả sự kiện: loại hình, địa điểm, quy mô khách, có bán vé không, có biểu diễn, khuyến mại, ẩm thực, flycam hay không.
- Dựa vào bảng tra, liệt kê thủ tục cần làm và đơn vị đứng tên từng thủ tục; chốt bằng văn bản với khách hàng.
- Làm việc với chủ địa điểm: quy định của địa điểm, hồ sơ PCCC, giờ được dựng và tháo, đặt cọc hư hỏng.
- Gửi hồ sơ thông báo, xin phép đúng thời hạn trước ngày tổ chức; giữ giấy biên nhận.
- Ký hợp đồng với nhà cung cấp: sân khấu, âm thanh, bảo vệ, ẩm thực, kèm điều khoản an toàn và bảo hiểm.
- Lập phương án an toàn, phân công người chịu trách nhiệm từng mảng, họp với lực lượng địa phương nếu sự kiện lớn.
- Sau sự kiện, tháo dỡ đúng giờ, trả mặt bằng, lưu hồ sơ để làm sự kiện sau.
Ví dụ giả định: một công ty sự kiện ở Khánh Hoà nhận tổ chức lễ ra mắt sản phẩm có đêm nhạc ngoài trời bán vé và quay flycam. Công ty phải tách ba việc: hồ sơ biểu diễn đứng tên công ty, khuyến mại do khách hàng đăng ký vì khách là thương nhân khuyến mại, phép bay do đơn vị flycam làm.
Hợp đồng với khách và nhà cung cấp: chia trách nhiệm thủ tục
Ai đứng tên thủ tục. Ghi rõ từng thủ tục do bên nào làm: biểu diễn, khuyến mại, sử dụng không gian công cộng, phép bay. Câu chung "bên B lo toàn bộ giấy phép" là nguồn tranh chấp khi có thủ tục mà chỉ bên A mới đứng tên được.
Nội dung chương trình. Kịch bản, lời MC, hình ảnh trên màn hình LED, bài hát do ai duyệt cuối. Khách hàng thay đổi nội dung sát giờ thì trách nhiệm thuộc về ai nếu cơ quan quản lý yêu cầu dừng.
Thời tiết và bất khả kháng. Mưa bão, lệnh hạn chế tụ tập, sự cố điện lưới. Ghi rõ trường hợp nào được hoãn, huỷ, chi phí đã phát sinh ai chịu.
Nhà cung cấp thứ cấp. Hợp đồng với đơn vị sân khấu, âm thanh, bảo vệ, ẩm thực phải có điều khoản an toàn, bảo hiểm, bồi thường. Khi khách khởi kiện công ty sự kiện, bạn cần căn cứ để yêu cầu nhà cung cấp chịu phần lỗi của họ.
Hình ảnh khách tham dự. Chụp ảnh, quay video sự kiện rồi dùng làm hồ sơ năng lực là sử dụng hình ảnh người tham dự. Có thông báo tại cổng và thoả thuận với khách hàng về quyền dùng tư liệu.
Khi nào cần người làm nghề và những lời hứa cần tránh
Sự kiện có yếu tố nước ngoài, sự kiện quy mô rất lớn, hoặc sự kiện liên quan nội dung nhạy cảm nên được tư vấn pháp lý từ sớm. Hợp đồng khung với khách hàng doanh nghiệp cũng là văn bản đáng đầu tư soạn kỹ một lần: phạm vi, trách nhiệm thủ tục, bất khả kháng do thời tiết, huỷ sự kiện, thanh toán theo giai đoạn.
Một điểm hay bị bỏ qua là thuế và hoá đơn với nghệ sĩ, người biểu diễn tự do, cộng tác viên thời vụ. Thù lao trả cho cá nhân có nghĩa vụ khấu trừ thuế theo quy định; phần này bạn tìm đọc thêm ở các trang chuyên về thuế như CongThue.
Tránh hứa với khách "bao giấy phép" hay "có quan hệ để duyệt nhanh". Thủ tục được giải quyết theo hồ sơ và thời hạn luật định; không có đường riêng hợp pháp nào. Khi gặp tranh chấp với khách hoặc nhà cung cấp sau sự kiện, nên nhờ luật sư xem hợp đồng và chứng cứ trước khi gửi văn bản đòi tiền hay khiếu nại.
Câu hỏi thường gặp
Thành lập công ty tổ chức sự kiện có cần giấy phép con không?
Bản thân nghề tổ chức sự kiện không cần giấy phép con riêng. Bạn đăng ký doanh nghiệp với ngành phù hợp tại Sở Tài chính. Thủ tục phát sinh theo từng sự kiện cụ thể như biểu diễn, hội chợ, khuyến mại, sử dụng không gian công cộng.
Mã ngành nào dùng cho công ty tổ chức sự kiện?
Ngành trung tâm thường là tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại, đi kèm quảng cáo, hoạt động nghệ thuật và giải trí, cho thuê thiết bị, dịch vụ ăn uống nếu tự làm. Đối chiếu hệ thống ngành kinh tế hiện hành khi đăng ký.
Đêm gala nội bộ của doanh nghiệp có phải làm thủ tục biểu diễn không?
Chương trình phục vụ nội bộ, không bán vé có thể được xử lý khác với biểu diễn công khai. Tuy vậy cần đối chiếu quy định hiện hành về biểu diễn nghệ thuật, nhất là khi có nghệ sĩ nước ngoài hoặc tổ chức ở địa điểm công cộng.
Khuyến mại tại sự kiện khai trương thì ai đăng ký?
Thương nhân thực hiện khuyến mại, thường là khách hàng của bạn, là bên có nghĩa vụ thông báo hoặc đăng ký. Công ty sự kiện có thể soạn hồ sơ giúp nhưng nên ghi rõ trong hợp đồng ai chịu trách nhiệm.
Tổ chức sự kiện ngoài trời ở công viên cần xin phép ai?
Thường cần sự đồng ý của đơn vị quản lý công viên và có thể cần văn bản của UBND cấp xã nơi tổ chức. Sự kiện ảnh hưởng giao thông thì phối hợp với Công an để phân luồng.
Công ty sự kiện có được tự thuê người làm bảo vệ không?
Dịch vụ bảo vệ là ngành kinh doanh có điều kiện. Nên thuê doanh nghiệp dịch vụ bảo vệ đủ điều kiện thay vì thuê người tự do. Nhân viên của chính công ty có thể làm hướng dẫn khách, giữ trật tự nhẹ, nhưng không thay được lực lượng bảo vệ chuyên nghiệp.