Muốn tự tổ chức tour nội địa, bạn phải là doanh nghiệp, có người phụ trách kinh doanh lữ hành đủ điều kiện, ký quỹ tại ngân hàng và được cơ quan quản lý du lịch cấp tỉnh cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa. Nếu chưa đủ những điều kiện đó, con đường khởi đầu nhẹ hơn là làm đại lý lữ hành, bán chương trình của một doanh nghiệp có giấy phép theo hợp đồng đại lý.
Bài này đi theo hành trình của một nhóm nhỏ, thường là hướng dẫn viên hoặc nhân viên điều hành lâu năm muốn ra làm riêng, từ lúc chọn mô hình tới lúc đưa đoàn khách đầu tiên lên xe. Phần hồ sơ chi tiết của từng thủ tục được nhắc ngắn; bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com để biết bộ hồ sơ đầy đủ.
Đại lý hay doanh nghiệp lữ hành: chọn điểm xuất phát
Đại lý lữ hành bán chương trình du lịch của doanh nghiệp lữ hành cho khách để hưởng hoa hồng. Đại lý không được tự tổ chức thực hiện chương trình du lịch; mọi trách nhiệm tổ chức tour thuộc về doanh nghiệp lữ hành. Bù lại, đại lý có thể là hộ kinh doanh hay doanh nghiệp, không phải ký quỹ, thủ tục chủ yếu là đăng ký kinh doanh ngành đại lý lữ hành, ký hợp đồng đại lý và thông báo với cơ quan quản lý du lịch cấp tỉnh theo quy định.
Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa được tự xây dựng, bán và tổ chức thực hiện chương trình du lịch cho khách trong nước. Muốn vậy phải có giấy phép, và giấy phép đi kèm ba điều kiện cốt lõi: là doanh nghiệp, ký quỹ, có người phụ trách kinh doanh lữ hành đáp ứng điều kiện về chuyên môn. Nếu sau này muốn đưa khách Việt Nam ra nước ngoài hoặc đón khách quốc tế, đó là giấy phép lữ hành quốc tế, do cơ quan du lịch trung ương cấp, điều kiện cao hơn.
Nhiều người bắt đầu bằng đại lý trong một hai năm để hiểu thị trường, tích luỹ khách và đối tác, rồi mới nâng lên doanh nghiệp lữ hành. Cách này giảm vốn ban đầu. Điều cần tránh là đứng ở giữa: chỉ có đăng ký đại lý nhưng lại tự gom khách, tự thuê xe, tự dẫn đoàn. Đó là kinh doanh lữ hành không có giấy phép, và khi có sự cố trên đường, bạn không có tư cách lẫn bảo hiểm để xử lý.
Lộ trình doanh nghiệp lữ hành nội địa theo chặng
Bảng sắp theo thứ tự. Nơi tiếp nhận ghi theo bộ máy sau sắp xếp năm 2025; tên phòng ban cụ thể từng tỉnh có thể khác.
| Chặng | Việc chính | Nơi làm | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| 1. Thành lập | Thành lập công ty, đăng ký ngành điều hành tour du lịch | Sở Tài chính (phòng đăng ký kinh doanh) | Chọn loại hình công ty phù hợp số người góp vốn |
| 2. Người phụ trách | Chọn người phụ trách kinh doanh lữ hành đủ điều kiện chuyên môn | Nội bộ doanh nghiệp | Người này phải làm việc thật tại doanh nghiệp |
| 3. Ký quỹ | Mở tài khoản ký quỹ lữ hành tại ngân hàng | Ngân hàng thương mại | Mức ký quỹ theo văn bản hiện hành |
| 4. Giấy phép | Nộp hồ sơ cấp giấy phép kinh doanh dịch vụ lữ hành nội địa | Cơ quan quản lý du lịch cấp tỉnh | Tra thủ tục trên Cổng Dịch vụ công |
| 5. Chuẩn bị vận hành | Ký hợp đồng với nhà xe, cơ sở lưu trú, nhà hàng, hướng dẫn viên; mua bảo hiểm cho khách | Doanh nghiệp tự làm | Mọi nhà cung cấp phải hợp pháp |
| 6. Bán tour | Hợp đồng lữ hành với khách, chương trình chi tiết | Doanh nghiệp tự làm | Lưu hợp đồng, chứng từ thanh toán |
Ở chặng 4, cơ quan tiếp nhận thường là Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch hoặc Sở Du lịch, tuỳ cách tổ chức của từng tỉnh, thành phố.
Người phụ trách kinh doanh lữ hành: điều kiện hay bị hiểu sai
Đây là người thật, làm việc thật. Người phụ trách kinh doanh lữ hành phải là người giữ chức danh phụ trách hoạt động lữ hành tại chính doanh nghiệp. Mượn bằng cấp của người không làm việc tại công ty để đủ hồ sơ là vi phạm, và khi bị phát hiện, giấy phép có thể bị ảnh hưởng.
Điều kiện chuyên môn theo luật du lịch. Người phụ trách phải tốt nghiệp chuyên ngành về lữ hành ở trình độ theo quy định, hoặc tốt nghiệp chuyên ngành khác và có chứng chỉ nghiệp vụ điều hành du lịch phù hợp với phạm vi kinh doanh. Trình độ, loại chứng chỉ cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành trước khi nộp.
Khi người phụ trách nghỉ việc. Doanh nghiệp phải có người thay đáp ứng điều kiện và thực hiện thủ tục thông báo, thay đổi theo quy định. Đừng đợi tới khi cơ quan quản lý hỏi mới tìm người.
Hướng dẫn viên khác người phụ trách. Hướng dẫn viên dẫn đoàn cần thẻ hướng dẫn viên phù hợp phạm vi và hợp đồng với doanh nghiệp lữ hành hoặc tổ chức được phép. Người phụ trách kinh doanh không tự động được dẫn đoàn nếu không có thẻ.
Trước đoàn khách đầu tiên: chuỗi nhà cung cấp phải hợp pháp
Doanh nghiệp lữ hành chịu trách nhiệm với khách về những dịch vụ trong chương trình. Một mắt xích không hợp pháp có thể kéo cả chương trình vào rắc rối:
- Xe chở khách thuê của đơn vị có giấy phép kinh doanh vận tải phù hợp, xe đủ điều kiện, tài xế có giấy phép lái xe đúng hạng. Hợp đồng vận chuyển ghi rõ hành trình và số khách.
- Cơ sở lưu trú có đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận an ninh trật tự. Đặt đoàn ở nơi không có giấy tờ, khi có sự cố, doanh nghiệp lữ hành khó thoái thác.
- Nhà hàng có điều kiện an toàn thực phẩm phù hợp quy mô phục vụ đoàn.
- Điểm tham quan, hoạt động trải nghiệm có người tổ chức hợp pháp; hoạt động mạo hiểm như chèo thuyền, đi rừng phải do đơn vị đủ điều kiện thực hiện.
- Hướng dẫn viên có thẻ phù hợp và hợp đồng với doanh nghiệp.
- Bảo hiểm cho khách du lịch trong thời gian thực hiện chương trình: luật du lịch đặt nghĩa vụ này cho doanh nghiệp lữ hành, trừ khi khách đã có bảo hiểm cho toàn bộ chương trình. Đối chiếu văn bản hiện hành về phạm vi áp dụng.
- Phương án xử lý sự cố: số khẩn cấp, cơ sở y tế dọc đường, người ra quyết định khi phải đổi lịch trình vì thời tiết.
Doanh nghiệp mới hay chọn nhà cung cấp rẻ nhất để giá tour cạnh tranh. Giá rẻ vì thiếu giấy tờ là rủi ro bạn mua về cho chính mình.
Hợp đồng với khách và điều hành chuyến đầu
Chuyến đầu tiên là lúc mọi quy trình được thử. Một trình tự gọn:
- Soạn chương trình chi tiết: lịch trình, dịch vụ bao gồm và không bao gồm, hạng xe, hạng phòng, bữa ăn, số khách tối thiểu để khởi hành.
- Ký hợp đồng lữ hành bằng văn bản với khách hoặc đơn vị đặt tour, ghi rõ giá, cách thanh toán, điều kiện huỷ, đổi, hoàn tiền, trường hợp bất khả kháng.
- Thu danh sách khách đủ thông tin để mua bảo hiểm và để cơ sở lưu trú thông báo lưu trú.
- Gửi khách thông tin trước chuyến: giờ tập trung, đồ cần mang, số liên hệ của hướng dẫn viên, lưu ý sức khoẻ.
- Giao cho hướng dẫn viên bộ hồ sơ đoàn: chương trình, danh sách khách, hợp đồng nhà cung cấp, số khẩn cấp, quy trình xử lý sự cố.
- Sau chuyến, quyết toán với nhà cung cấp, lưu chứng từ, ghi lại phản hồi và sự cố để chỉnh chương trình.
Ví dụ giả định: chuyến đầu của một công ty nhỏ ở Huế là tour ba ngày ra Đà Nẵng cho hai mươi khách. Mọi hợp đồng nhà cung cấp được ký trước hai tuần, hướng dẫn viên có thẻ, bảo hiểm mua theo danh sách chốt. Ngày thứ hai mưa lớn, chương trình đổi điểm tham quan theo phương án đã ghi trong hợp đồng, khách không khiếu nại vì đã được báo trước điều khoản này.
Vốn ban đầu gồm những khoản nào
Doanh nghiệp lữ hành nhỏ thường tính thiếu vốn vì chỉ nghĩ tới tiền ký quỹ. Thực tế các khoản cấu thành gồm: tiền ký quỹ nằm ở ngân hàng, không dùng được vào kinh doanh trong suốt thời gian giữ giấy phép; chi phí thành lập và làm giấy phép; tiền thuê văn phòng nếu có; lương người phụ trách và nhân viên điều hành ngay từ trước khi có đoàn; chi phí xây dựng chương trình, khảo sát tuyến; tiền đặt cọc cho nhà xe, khách sạn mùa cao điểm; và một khoản dự phòng cho tháng không có khách.
Dòng tiền của lữ hành có một đặc điểm dễ gây hụt: doanh nghiệp thường phải đặt cọc, thanh toán cho nhà cung cấp trước khi thu đủ tiền của khách, nhất là với đoàn công ty thanh toán sau chuyến đi. Một hai đoàn lớn trả chậm có thể làm doanh nghiệp mới hết tiền mặt dù sổ sách đang có lãi. Vì vậy điều khoản thanh toán trong hợp đồng với khách đoàn quan trọng không kém giá tour.
Thuế, hoá đơn của doanh nghiệp lữ hành có cách tính riêng với giá tour trọn gói; đó là phần của mảng thuế, bạn nên hỏi kế toán có kinh nghiệm ngành du lịch ngay từ khi thành lập để chọn cách hạch toán đúng, thay vì sửa sau khi đã xuất hoá đơn cho nhiều đoàn.
Lỗi hay gặp và khi nào cần người làm nghề
Gom khách trên mạng khi chưa có giấy phép. Đăng chương trình, thu tiền, thuê xe, dẫn đoàn mà chưa có giấy phép lữ hành là kinh doanh không phép, dù gọi là "đi chung", "ghép đoàn".
Mượn giấy phép của công ty khác. Xuất hoá đơn, ký hợp đồng bằng tên một công ty có giấy phép nhưng tự tổ chức toàn bộ là cách làm rủi ro cho cả hai bên khi có sự cố.
Hợp đồng với khách sơ sài. Thiếu điều khoản huỷ, đổi, bất khả kháng là nguồn tranh chấp số một của doanh nghiệp lữ hành nhỏ.
Khi nào cần người làm nghề. Khi có tai nạn trong tour, khi khách khiếu nại đòi bồi thường lớn, hay khi bạn định góp vốn với người khác để lập công ty. Những lúc đó nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc nhờ luật sư xem hợp đồng trước khi trả lời.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có được kinh doanh lữ hành nội địa không?
Không. Kinh doanh dịch vụ lữ hành, kể cả nội địa, phải là doanh nghiệp có giấy phép. Hộ kinh doanh có thể làm đại lý lữ hành, bán chương trình của doanh nghiệp lữ hành theo hợp đồng đại lý, nhưng không được tự tổ chức thực hiện tour.
Ký quỹ lữ hành nội địa bao nhiêu tiền?
Mức ký quỹ do văn bản hướng dẫn luật du lịch quy định và đã được điều chỉnh qua các thời kỳ. Bạn nên đối chiếu mức hiện hành trên Cổng Dịch vụ công hoặc hỏi cơ quan quản lý du lịch cấp tỉnh và ngân hàng nơi định ký quỹ trước khi lập kế hoạch vốn.
Người phụ trách kinh doanh lữ hành có phải là giám đốc không?
Không nhất thiết. Người phụ trách kinh doanh lữ hành là người giữ chức danh phụ trách hoạt động lữ hành tại doanh nghiệp và đáp ứng điều kiện chuyên môn. Đó có thể là giám đốc hoặc một người quản lý khác, miễn là làm việc thật tại doanh nghiệp.
Đại lý lữ hành có cần thông báo với cơ quan du lịch không?
Theo luật du lịch, tổ chức, cá nhân kinh doanh đại lý lữ hành phải đăng ký kinh doanh, có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp lữ hành và thông báo với cơ quan quản lý du lịch cấp tỉnh. Hình thức thông báo cụ thể nên kiểm theo thủ tục hiện hành.
Công ty lữ hành có bắt buộc mua bảo hiểm cho khách không?
Luật du lịch đặt nghĩa vụ mua bảo hiểm cho khách du lịch trong thời gian thực hiện chương trình cho doanh nghiệp lữ hành, trừ trường hợp khách đã có bảo hiểm cho toàn bộ chương trình. Đối chiếu văn bản hiện hành về phạm vi áp dụng với tour nội địa.
Tổ chức tour cho nhân viên công ty mình có cần giấy phép lữ hành không?
Doanh nghiệp tự tổ chức chuyến đi cho chính nhân viên, không bán cho người ngoài, thường không bị coi là kinh doanh lữ hành. Nhưng nếu bạn thu tiền của người ngoài, hoặc nhận tổ chức cho công ty khác, đó là kinh doanh và cần giấy phép.