Hostel là cơ sở lưu trú cho thuê theo giường trong phòng ngủ tập thể, nên ngoài đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận an ninh trật tự và thông báo lưu trú như mọi nhà nghỉ, bạn phải tính kỹ hơn ba điểm: mật độ người ngủ và lối thoát nạn, khai báo tạm trú cho rất nhiều khách nước ngoài, và những dịch vụ đi kèm như quầy bar hay bán tour vốn có điều kiện riêng. Ba điểm này là chỗ hostel khác nhà nghỉ, và cũng là chỗ hay bị nhắc khi kiểm tra.
Bài viết cho người định mở hostel ở các phố du lịch của Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Huế, Đà Nẵng, hay ở thị trấn núi như Sa Pa thuộc Lào Cai. Phần lớn hostel thuê nhà phố rồi cải tạo, nên chặng kiểm mặt bằng và hợp đồng thuê cũng quan trọng như phần giấy tờ.
Hostel khác nhà nghỉ ở những điểm nào
Nhà nghỉ cho thuê theo phòng, mỗi phòng một nhóm khách quen nhau. Hostel cho thuê theo giường: một phòng có thể có sáu, tám, mười hai giường tầng, mỗi giường một người lạ. Sự khác biệt này kéo theo mật độ người ngủ cao hơn trên cùng diện tích, nhiều đồ đạc cá nhân hơn, nhiều thiết bị sạc hơn, và khách cần chỗ cất đồ có khoá. Với cơ quan phòng cháy, mật độ người ngủ là con số đầu tiên được hỏi.
Khách hostel phần lớn là khách nước ngoài đi một mình hoặc theo nhóm nhỏ, ở vài đêm rồi đi tiếp. Lượt khách đổi nhanh nghĩa là khối lượng khai báo lớn và đều đặn mỗi ngày. Hostel nào để khâu này cho một nhân viên ca tối làm thủ công thường sớm muộn sẽ sót.
Hostel còn là nơi khách tụ tập: sảnh chung, bếp chung, sân thượng, quầy bar, tối có hoạt động giao lưu. Nhiều chủ coi đó là linh hồn của hostel, và đúng là vậy, nhưng mỗi hoạt động có thể kéo theo một nhóm điều kiện riêng: bán rượu tiêu dùng tại chỗ, kinh doanh dịch vụ ăn uống, bán tour, âm thanh ban đêm. Cần tách rõ từ đầu cái nào bạn làm, cái nào bạn để đơn vị khác làm.
Hạng mục đặc thù của hostel và điều cần hỏi
Bảng dưới không thay thế hồ sơ chung của cơ sở lưu trú, chỉ liệt kê những gì hostel có mà nhà nghỉ thường không có.
| Hạng mục | Vì sao đặc thù | Cần hỏi hoặc làm |
|---|---|---|
| Phòng ngủ tập thể | Mật độ người ngủ cao, nhiều giường tầng | Số người tối đa mỗi phòng, lối đi, lối thoát nạn, báo cháy trong phòng |
| Tủ khoá cá nhân | Khách lạ ngủ chung, mất đồ là tranh chấp hay gặp | Nội quy về đồ quý, camera ở khu chung, quy trình khi khách báo mất |
| Khách nước ngoài đông | Khai báo tạm trú theo giờ, đổi khách liên tục | Kênh khai báo điện tử, người phụ trách mỗi ca, đối chiếu hộ chiếu |
| Quầy bar | Bán rượu bia cho khách uống tại chỗ | Giấy phép bán lẻ rượu tiêu dùng tại chỗ nếu thuộc diện, ngành dịch vụ ăn uống, giờ giấc |
| Bếp chung, bữa sáng | Phục vụ đồ ăn cho khách | Điều kiện an toàn thực phẩm theo diện cơ sở |
| Bán tour tại quầy | Khách đặt tour qua lễ tân | Hợp đồng đại lý với doanh nghiệp lữ hành có giấy phép, ngành đại lý lữ hành |
| Hoạt động buổi tối | Âm nhạc, tiệc sân thượng | Giờ yên tĩnh, tiếng ồn, biểu diễn nghệ thuật nếu có |
Mỗi dòng trong bảng có thể là một bài riêng; ở đây chỉ cần bạn biết mình đang mở thêm những gì ngoài cái giường.
Phòng ngủ tập thể và phòng cháy
Mật độ là điều kiện, không phải lựa chọn kinh doanh. Nhồi thêm một dãy giường tầng để tăng doanh thu là thay đổi số người ngủ trong công trình, có thể vượt mức đã được tính khi xét điều kiện phòng cháy. Mọi thay đổi số giường nên được cân nhắc cùng phương án thoát nạn.
Lối đi giữa các giường phải thông. Ba lô, vali để dưới đất thu hẹp lối đi. Khi có khói, khách mới đến chưa quen phòng sẽ vấp ngã. Kệ để hành lý và tủ khoá dưới gầm giường giữ lối đi trống.
Rèm giường và vật liệu. Rèm che từng giường tạo riêng tư nhưng cũng là vật liệu dễ cháy treo sát nệm. Chọn loại vải chậm cháy, không để rèm chạm đèn hay ổ cắm.
Ổ cắm đầu giường và sạc qua đêm. Mỗi khách sạc hai, ba thiết bị. Ổ cắm chất lượng, đi dây an toàn, có thiết bị bảo vệ riêng cho từng phòng là bắt buộc trên thực tế dù ít ai nghĩ tới.
Hút thuốc và nấu ăn. Cấm hút thuốc trong phòng, quy định khu hút thuốc riêng. Bếp chung có giờ, có người kiểm tra tắt bếp sau giờ đóng.
Hướng dẫn thoát nạn bằng hình vẽ. Khách nước ngoài không đọc được tiếng Việt và nhiều người không đọc tốt tiếng Anh. Sơ đồ thoát nạn bằng hình, đèn chỉ lối, và một câu dặn ngắn khi nhận giường có tác dụng hơn một bản nội quy dài.
Khách nước ngoài: việc phải làm mỗi ngày
Với hostel, khai báo tạm trú cho người nước ngoài là việc thường nhật, không phải thủ tục thỉnh thoảng. Theo pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh, cơ sở lưu trú có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài trong thời hạn rất ngắn kể từ khi khách đến:
- Đăng ký tài khoản khai báo trên kênh điện tử mà công an địa phương hướng dẫn, phân quyền cho người trực từng ca.
- Khi nhận giường, đối chiếu hộ chiếu với người thật, ghi đúng số hộ chiếu, quốc tịch, ngày đến, ngày dự kiến đi.
- Khai báo ngay sau khi nhận khách, không dồn cuối ngày; khách đến lúc nửa đêm cũng phải được khai trong thời hạn quy định.
- Không giữ bản gốc hộ chiếu của khách làm tin. Nếu cần bảo đảm, dùng tiền đặt cọc hoặc phương thức khác.
- Khi khách đổi ngày đi hoặc trả giường sớm, cập nhật theo hướng dẫn của kênh khai báo.
- Khách Việt Nam ở phòng tập thể vẫn phải được thông báo lưu trú như ở nhà nghỉ.
- Bảo vệ thông tin hộ chiếu của khách: không chụp gửi qua nhóm chat chung, không để bản sao trên quầy.
Thời hạn cụ thể và kênh khai báo có thể được điều chỉnh theo văn bản mới, nên hỏi công an cấp xã nơi có hostel ngay từ khi chuẩn bị mở.
Lộ trình mở hostel trong nhà phố thuê
Phần lớn hostel thuê nguyên căn nhà phố. Thứ tự hợp lý:
- Trước khi ký thuê, mời người có chuyên môn xem nhà: số cầu thang, lối thoát nạn, kết cấu sàn chịu được giường tầng và nhiều người, khả năng làm nhà vệ sinh chung.
- Đưa vào hợp đồng thuê: mục đích kinh doanh lưu trú, quyền cải tạo, ai xin phép, thời hạn đủ dài để thu hồi vốn, việc khôi phục khi trả nhà.
- Lập phương án cải tạo kèm phương án phòng cháy theo số giường dự kiến; xin phép xây dựng nếu cải tạo đụng kết cấu.
- Đăng ký hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp với ngành lưu trú, thêm ngành ăn uống, đại lý lữ hành nếu làm.
- Xin giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự; thông báo với cơ quan quản lý du lịch cấp tỉnh nếu kinh doanh lưu trú du lịch.
- Xin các giấy phép đi kèm cho quầy bar nếu thuộc diện; ký hợp đồng đại lý nếu bán tour.
- Thiết lập quy trình khai báo khách và tập huấn nhân viên trước ngày mở.
Hồ sơ chi tiết của từng giấy tờ, bạn có thể xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com.
Ngày đoàn kiểm tra tới: hostel hay bị hỏi những gì
Kiểm tra cơ sở lưu trú ở phố du lịch thường đi theo đợt, nhất là trước mùa cao điểm và các dịp lễ. Với hostel, những câu hỏi quen thuộc là:
- Giấy tờ pháp lý: đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tự, hồ sơ phòng cháy, hợp đồng thuê nhà có ghi mục đích kinh doanh lưu trú.
- Số khách đang ở so với số đã thông báo lưu trú và khai báo tạm trú; đây là phép đối chiếu nhanh nhất và lộ sai sót nhanh nhất.
- Số giường thực tế trong từng phòng so với phương án ban đầu; giường kê thêm, nệm trải sàn sẽ bị hỏi.
- Lối thoát nạn có bị khoá, bị chất đồ hay không; đèn chỉ lối, đèn sự cố có sáng không; bình chữa cháy còn hạn không.
- Nhân viên ca trực có biết dùng bình chữa cháy, biết quy trình khi chuông báo cháy kêu không. Người kiểm tra có thể hỏi trực tiếp một nhân viên bất kỳ.
- Quầy bar, bếp chung: giấy tờ về an toàn thực phẩm và bán rượu nếu thuộc diện, giờ hoạt động.
- Sổ hoặc phần mềm quản lý khách, nội quy niêm yết, sơ đồ thoát nạn trong phòng.
Chuẩn bị một bìa hồ sơ đặt tại quầy, có bản sao mọi giấy tờ và danh sách khách đang ở, giúp buổi làm việc ngắn và rõ ràng. Nếu nhận biên bản vi phạm mà bạn không đồng ý với nội dung, ghi ý kiến vào biên bản và hỏi người làm nghề trước khi ký các văn bản tiếp theo.
Lỗi hay gặp ở hostel
Bán tour cho công ty quen mà không có hợp đồng đại lý. Lễ tân giới thiệu tour, thu tiền, rồi chuyển khách cho một công ty khác là hoạt động đại lý lữ hành. Phải có hợp đồng đại lý với doanh nghiệp có giấy phép và đăng ký ngành phù hợp.
Coi quầy bar như phần phụ. Bán rượu bia cho khách uống tại chỗ có thể cần giấy phép riêng theo quy định hiện hành, kèm điều kiện về giờ bán, đối tượng bán. Không bán rượu cho người chưa đủ tuổi.
Tăng giường mùa cao điểm. Kê thêm nệm ở sảnh, sân thượng cho khách ngủ tạm là vượt sức chứa và phá phương án thoát nạn. Rủi ro lớn hơn nhiều so với doanh thu thêm.
Khai báo dồn cuối ngày. Khách đến từ sáng mà tối mới khai là trễ hạn. Gắn việc khai báo với thao tác nhận giường để không phải nhớ.
Câu hỏi thường gặp
Hostel có phải là một loại cơ sở lưu trú riêng không?
Về pháp lý, hostel là cơ sở kinh doanh dịch vụ lưu trú, thường được nhìn như nhà nghỉ hoặc khách sạn có phòng ngủ tập thể. Nó vẫn phải đăng ký kinh doanh, có giấy chứng nhận an ninh trật tự, bảo đảm phòng cháy và thông báo lưu trú như các cơ sở khác.
Một phòng hostel được kê tối đa bao nhiêu giường?
Không có con số chung cho mọi phòng. Số người ngủ phụ thuộc diện tích, lối đi, lối thoát nạn, thông gió và phương án phòng cháy của công trình. Hỏi cơ quan phòng cháy khi làm phương án cải tạo và giữ đúng số giường đã được tính.
Khách nước ngoài ở hostel khai báo tạm trú trong bao lâu?
Pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh quy định cơ sở lưu trú khai báo tạm trú cho người nước ngoài trong thời hạn rất ngắn tính bằng giờ kể từ khi khách đến. Hỏi công an cấp xã về thời hạn và kênh khai báo đang áp dụng, rồi gắn việc khai báo vào quy trình nhận giường.
Hostel bán tour cho khách tại quầy có cần giấy phép lữ hành không?
Hostel không cần giấy phép lữ hành nếu chỉ làm đại lý bán tour cho doanh nghiệp lữ hành có giấy phép, nhưng phải có hợp đồng đại lý, đăng ký ngành phù hợp và thực hiện thủ tục với cơ quan du lịch theo quy định. Tự tổ chức tour thì phải là doanh nghiệp có giấy phép.
Có được giữ hộ chiếu của khách để tránh khách bỏ đi không trả tiền không?
Không nên. Hộ chiếu là giấy tờ khách cần mang theo và giữ giấy tờ tuỳ thân của người khác làm tin dễ dẫn tới tranh chấp, vi phạm. Thu tiền trước khi nhận giường hoặc giữ một khoản đặt cọc là cách an toàn hơn.
Quầy bar nhỏ trong hostel có cần giấy phép riêng không?
Bán rượu bia cho khách uống tại chỗ có thể thuộc diện phải có giấy phép bán lẻ rượu tiêu dùng tại chỗ, tuỳ loại đồ uống và quy định hiện hành. Hỏi cơ quan quản lý công thương nơi có cơ sở, và đăng ký ngành dịch vụ ăn uống phù hợp.