Tiệm làm đẹp không cần tự công bố mỹ phẩm mình mua về dùng, nhưng phải chứng minh được sản phẩm đó lưu hành hợp pháp và có nguồn gốc rõ ràng: hoá đơn, chứng từ mua, nhãn đầy đủ, còn hạn. Khi tiệm tự pha chế rồi đóng hũ bán cho khách, hoặc chiết lẻ từ can lớn ra bán lại, tiệm đã bước sang vai trò sản xuất, kinh doanh mỹ phẩm với nghĩa vụ nặng hơn nhiều.
Mỹ phẩm và hoá chất là chỗ mà đoàn kiểm tra spa, salon, tiệm nail hay xem nhất, vì đó là thứ cầm lên được, đếm được, đối chiếu được. Bài này gom những gì một chủ tiệm cần giữ, sắp theo vòng đời của một lọ sản phẩm: mua về, cất kho, dùng cho khách, bán cho khách, hết hạn.
Mỹ phẩm, hoá chất và thuốc: ba thứ khác nhau
Mỹ phẩm là sản phẩm dùng trên bề mặt cơ thể (da, tóc, móng, môi) để làm sạch, làm thơm, thay đổi diện mạo, bảo vệ hoặc giữ cơ thể ở tình trạng tốt. Sữa rửa mặt, kem dưỡng, dầu gội, thuốc nhuộm tóc, sơn móng, keo nối mi đều thuộc nhóm này. Mỹ phẩm lưu hành ở Việt Nam phải được tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường công bố với cơ quan quản lý theo quy định, và theo khuôn khổ hài hoà mỹ phẩm ASEAN mà Việt Nam tham gia.
Hoá chất trong tiệm bao gồm cả những thứ không phải mỹ phẩm: acetone dùng phá gel, cồn sát khuẩn, dung dịch khử khuẩn dụng cụ, chất tẩy rửa bề mặt. Chúng chịu quy định về hoá chất, về phòng cháy nếu dễ cháy, và về an toàn lao động cho người dùng hằng ngày.
Thuốc là thứ tiệm làm đẹp không được dùng cho khách: thuốc bôi điều trị, thuốc tiêm, thuốc tê dạng tiêm, các sản phẩm có hoạt chất mà quy định xếp vào thuốc. Một số sản phẩm nằm sát ranh giới, ví dụ kem tê bôi da, kem có hoạt chất điều trị mụn; nhãn và số đăng ký trên bao bì cho bạn biết sản phẩm được quản lý như mỹ phẩm hay như thuốc. Nếu là thuốc, tiệm không nên dùng hay bán.
Giấy tờ cần giữ theo từng loại sản phẩm
Bảng dưới gợi ý tập hồ sơ một tiệm nhỏ nên có. Không có mẫu sổ bắt buộc chung cho mọi tiệm; điều quan trọng là khi được hỏi, bạn lần ra được nguồn của từng sản phẩm.
| Loại sản phẩm | Giấy tờ nên giữ | Lưu ý |
|---|---|---|
| Mỹ phẩm dùng cho khách (kem, serum, mặt nạ, dầu gội) | Hoá đơn hoặc chứng từ mua, thông tin nhà phân phối | Nhãn phụ tiếng Việt với hàng nhập khẩu, còn hạn |
| Thuốc nhuộm, thuốc uốn, duỗi tóc | Hoá đơn, hướng dẫn sử dụng, phiếu thông tin an toàn nếu nhà cung cấp có | Thử phản ứng da theo hướng dẫn; thợ đeo găng |
| Sơn móng, gel, bột đắp, keo nối mi | Hoá đơn, chứng từ theo lô | Không dùng hàng không nhãn, chiết lẻ không rõ nguồn |
| Hoá chất không phải mỹ phẩm (acetone, cồn, dung dịch khử khuẩn) | Hoá đơn, phiếu thông tin an toàn | Kho riêng, xa nguồn nhiệt |
| Sản phẩm bán cho khách mang về | Hoá đơn nhập, đăng ký ngành bán lẻ mỹ phẩm | Không quảng cáo công dụng như thuốc |
| Thiết bị, máy móc | Hoá đơn, giấy tờ phân loại thiết bị | Thiết bị y tế dùng điều trị không đặt ở tiệm không phép |
Giữ bản giấy trong một tập hồ sơ, hoặc chụp ảnh hoá đơn lưu theo tháng. Điều đoàn kiểm tra quan tâm là bạn trả lời được ngay, không phải sổ đẹp hay xấu.
Hàng xách tay, hàng mua lẻ trên mạng: chỗ yếu nhất
Mua lẻ từ người quen đi nước ngoài về. Nhiều spa dùng mỹ phẩm "hàng auth xách tay" vì giá tốt và được khách tin. Không có hoá đơn, không có nhãn phụ tiếng Việt, không lần ra được nhà nhập khẩu chịu trách nhiệm: đây là dạng hàng dễ bị coi là không rõ nguồn gốc khi kiểm tra.
Mua trên sàn thương mại điện tử. Kênh mua không quyết định hàng hợp pháp hay không. Mua từ gian hàng của nhà phân phối, xuất được hoá đơn, sản phẩm có nhãn phụ thì vẫn ổn. Mua từ người bán cá nhân không chứng từ thì bạn gánh rủi ro.
Hàng hết hạn, hàng tháo nhãn. Sản phẩm hết hạn hay mất nhãn trên kệ tiệm, kể cả để "dùng nội bộ", là lỗi dễ thấy nhất. Rà kệ định kỳ, bỏ những gì không còn dùng được.
Hàng giả, hàng nhái. Giá rẻ bất thường so với kênh chính hãng là dấu hiệu cần nghi. Dùng hàng giả cho khách không chỉ là vi phạm hành chính mà có thể làm khách bị tổn thương, và trách nhiệm bồi thường thuộc về tiệm.
Tự pha chế, chiết lẻ, đóng hũ: khi tiệm thành nơi sản xuất
Một số spa, tiệm gội tự pha kem trộn, tự làm mặt nạ thảo dược, tự nấu dầu gội, rồi đóng hũ bán cho khách hoặc tặng kèm gói liệu trình. Một số salon mua can lớn rồi chiết ra lọ nhỏ dán tên tiệm để bán. Dù quy mô nhỏ, những việc này là sản xuất hoặc đóng gói mỹ phẩm, chịu quy định về điều kiện sản xuất, công bố sản phẩm trước khi lưu hành, nhãn hàng hoá. Một tiệm làm đẹp thông thường không đáp ứng được những điều kiện này.
Pha trộn ngay trước khi dùng cho khách tại chỗ, như trộn thuốc nhuộm với chất trợ nhuộm theo hướng dẫn của nhà sản xuất, là một phần của dịch vụ, khác với sản xuất để bán. Ranh giới nằm ở chỗ sản phẩm có được đóng gói, dán nhãn, bán hoặc giao cho khách mang về hay không.
Kem trộn là trường hợp đặc biệt rủi ro. Những sản phẩm tự pha từ nhiều loại kem, có khi lẫn hoạt chất là thuốc, đã nhiều lần gây tổn thương da nghiêm trọng cho người dùng. Ngoài vi phạm về mỹ phẩm, người bán còn có thể phải bồi thường thiệt hại, và trường hợp nặng có thể bị xem xét trách nhiệm cao hơn. Đừng làm, đừng nhận bán hộ.
Nếu bạn thực sự muốn có dòng sản phẩm riêng mang tên tiệm, con đường hợp pháp là đặt gia công tại cơ sở sản xuất mỹ phẩm đủ điều kiện, rồi làm thủ tục công bố với tư cách tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Hồ sơ của thủ tục này có bài riêng trên GiayPhep.com.
Kho hoá chất của một tiệm nhỏ
Kho của tiệm làm đẹp thường chỉ là một tủ, một kệ hoặc một góc dưới gầm cầu thang. Dù nhỏ, nên sắp theo vài nguyên tắc:
- Hoá chất dễ cháy (acetone, cồn, monomer, keo, bình xịt) để trong tủ kín, xa máy hơ, máy sấy, ổ điện, bếp; không trữ quá nhiều.
- Chất oxy hoá (oxy già trợ nhuộm, bột tẩy tóc) để riêng, không cạnh chất dễ cháy và chất hữu cơ.
- Không đặt hoá chất trên lối thoát, gầm cầu thang là lối đi duy nhất, hay cạnh bình gas.
- Mỗi chai, can có nhãn; chai đã chiết ra để dùng ghi tên chất rõ ràng.
- Có găng tay, kính bảo hộ cho thợ khi pha thuốc nhuộm, tẩy; có nơi rửa mắt hoặc ít nhất nước sạch gần khu pha.
- Rác chứa hoá chất (bông tẩm acetone, giấy lau gel) bỏ vào thùng có nắp, đổ cuối ngày, không để qua đêm cạnh nguồn nhiệt.
- Kho tách khỏi khu sinh hoạt của gia đình nếu tiệm ở trong nhà, ngoài tầm với của trẻ nhỏ.
Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ có hiệu lực từ 1/7/2025 yêu cầu cơ sở kinh doanh có trách nhiệm tự bảo đảm an toàn cháy ở mức phù hợp quy mô. Kho hoá chất là điểm đầu tiên được nhìn khi kiểm tra phòng cháy ở tiệm làm đẹp.
Khi khách bị kích ứng và khi đoàn kiểm tra hỏi về sản phẩm
Khách bị kích ứng da, dị ứng thuốc nhuộm, bỏng da đầu do thuốc uốn là sự cố hay gặp nhất của tiệm làm đẹp. Việc đầu tiên là ngừng sản phẩm, rửa sạch theo hướng dẫn, và nếu triệu chứng nặng như sưng nhiều, khó thở, phồng rộp, đưa khách tới cơ sở y tế. Việc thứ hai là giữ lại sản phẩm đã dùng, ghi lô, ghi thời gian. Khi tiệm có hoá đơn và sản phẩm có nguồn gốc, bạn có cơ sở để làm việc với nhà phân phối nếu lỗi nằm ở sản phẩm.
Khi đoàn kiểm tra hỏi về mỹ phẩm, họ thường cầm ngẫu nhiên vài sản phẩm trên kệ và hỏi nguồn. Trả lời được bằng hoá đơn tương ứng là đủ. Sản phẩm không chứng minh được nguồn gốc có thể bị tạm giữ và lập biên bản. Đọc kỹ biên bản, ghi ý kiến nếu có chỗ chưa đúng, và giữ một bản.
Với tranh chấp bồi thường có thương tích, hoặc khi tiệm bị xử phạt mà bạn cho là chưa đúng, nên hỏi ý kiến luật sư trước khi trả lời bằng văn bản. Nói rõ với khách những gì tiệm sẽ làm, nhưng tránh hứa hẹn bồi thường cụ thể khi chưa rõ nguyên nhân.
Nhận hàng mới: kiểm năm phút trước khi đưa lên kệ
Phần lớn rắc rối về mỹ phẩm bắt đầu từ lúc nhận hàng mà không nhìn kỹ. Một thói quen kiểm nhanh khi nhận mỗi lô:
- Đối chiếu hàng thực nhận với hoá đơn: tên sản phẩm, dung tích, số lượng. Hoá đơn ghi một kiểu, hàng về một kiểu là dấu hiệu đầu tiên cần hỏi lại.
- Xem nhãn: tên sản phẩm, công dụng, thành phần, hạn dùng hoặc ngày sản xuất, số lô, tên tổ chức chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường. Hàng nhập khẩu có nhãn phụ tiếng Việt.
- Xem bao bì: niêm phong còn nguyên, không móp méo rò rỉ, màu và mùi đúng như các lô trước nếu là sản phẩm quen.
- Ghi lô và ngày nhận vào sổ hoặc ảnh chụp lưu theo tháng, để khi khách kích ứng bạn biết đang dùng lô nào.
- Xếp lên kệ theo nguyên tắc hàng nhận trước dùng trước, ghi ngày mở nắp lên sản phẩm có hạn dùng sau khi mở.
- Trả lại hoặc báo nhà phân phối ngay với hàng có dấu hiệu bất thường; không dùng thử cho khách để "xem sao".
Năm phút này không phải thủ tục bắt buộc ghi trong văn bản nào, nhưng nó tạo ra đúng loại bằng chứng mà bạn cần khi có kiểm tra hoặc khi khách phản ánh.
Câu hỏi thường gặp
Spa dùng mỹ phẩm nhập khẩu có cần tự công bố không?
Không. Nghĩa vụ công bố thuộc về tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường, thường là nhà nhập khẩu hoặc nhà phân phối. Spa chỉ cần mua hàng đã lưu hành hợp pháp và giữ chứng từ để chứng minh nguồn gốc.
Làm sao biết mỹ phẩm đã được công bố hay chưa?
Cơ quan quản lý mỹ phẩm có cơ sở dữ liệu tra cứu sản phẩm đã công bố, có thể tìm theo tên sản phẩm, tên nhà nhập khẩu. Bạn cũng có thể yêu cầu nhà phân phối cung cấp thông tin công bố của sản phẩm họ bán.
Dùng mỹ phẩm xách tay cho khách có bị phạt không?
Rủi ro nằm ở việc sản phẩm không chứng minh được nguồn gốc và có thể chưa lưu hành hợp pháp tại Việt Nam. Khi bị kiểm tra, sản phẩm có thể bị tạm giữ và tiệm bị xử lý theo quy định hiện hành. Cách an toàn là mua từ nhà phân phối có hoá đơn.
Tiệm có được bán lại mỹ phẩm cho khách mang về không?
Được, nếu đăng ký thêm ngành bán lẻ mỹ phẩm, hàng có nguồn gốc, còn nguyên nhãn. Không quảng cáo sản phẩm có tác dụng chữa bệnh. Hàng chiết lẻ từ can lớn ra lọ nhỏ để bán là việc khác, thuộc đóng gói, sản xuất.
Tự làm mặt nạ thảo dược đắp cho khách tại chỗ có sao không?
Pha chế ngay để dùng tại chỗ là một phần dịch vụ, nhưng tiệm chịu trách nhiệm nếu khách kích ứng. Hỏi tiền sử dị ứng, dùng nguyên liệu sạch. Nếu đóng hũ bán cho khách thì đó là sản xuất mỹ phẩm, cần điều kiện và công bố.
Có phải giữ phiếu thông tin an toàn hoá chất không?
Với hoá chất nguy hiểm, nhà cung cấp có trách nhiệm cung cấp thông tin an toàn. Tiệm nên xin và lưu, vì đó là tài liệu cần đọc khi thợ hay khách bị hoá chất bắn vào mắt, da, và cũng là thứ chứng minh tiệm biết cách dùng an toàn.