Mở quầy ăn uống trong trung tâm thương mại, bạn vẫn cần những giấy tờ của một cơ sở ăn uống: đăng ký kinh doanh và giấy tờ an toàn thực phẩm của chính quầy. Điều khác là phần lớn chặng phòng cháy, điện, nước, thoát khói thuộc hệ thống chung của toà nhà, và quầy của bạn phải làm theo hồ sơ, nội quy của chủ toà nhà. Vì vậy, hợp đồng thuê và bộ quy định thi công nội thất (fit-out) của toà nhà quan trọng ngang với giấy tờ nhà nước.
Bài viết theo hành trình của người thuê một quầy trong khu ẩm thực hoặc một mặt bằng nhỏ trong trung tâm thương mại: đọc hợp đồng, thi công, đăng ký, làm giấy an toàn thực phẩm và vận hành hằng ngày.
Quầy trong toà nhà khác quán mặt phố ở đâu
Với quán mặt phố, bạn tự lo gần như mọi thứ: điện, nước, ống khói, lối thoát. Trong trung tâm thương mại, toà nhà đã có hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động, lối thoát nạn và hồ sơ phòng cháy được nghiệm thu cho toàn công trình. Quầy của bạn là một phần của hệ thống đó. Bất kỳ thay đổi nào như dựng vách, hạ trần, đặt bếp, đục ống thoát khói đều có thể ảnh hưởng hệ thống chung, nên chủ toà nhà kiểm soát rất chặt.
Đổi lại, bạn được hưởng nhiều thứ có sẵn: lượng khách đi qua, chỗ ngồi chung ở khu ẩm thực, an ninh, vệ sinh khu chung. Nhiều khu ẩm thực còn thu tiền qua hệ thống thẻ hoặc thanh toán chung của toà nhà, rồi đối soát và chuyển lại cho quầy sau khi trừ phí. Cách thu tiền này ảnh hưởng tới sổ sách, hoá đơn của bạn, nên cần hiểu rõ trước khi ký.
Giấy tờ nhà nước của quầy vẫn là trách nhiệm của bạn. Chủ toà nhà có thể yêu cầu xem giấy đăng ký kinh doanh và giấy tờ an toàn thực phẩm trước khi cho mở bán, nhưng không làm thay. Khi đoàn kiểm tra đến, quầy của bạn trả lời phần của quầy.
Đọc hợp đồng thuê quầy: những điều khoản cần soi
Hợp đồng thuê trong trung tâm thương mại thường dài và soạn sẵn theo mẫu của chủ toà nhà. Những điều khoản nên đọc kỹ:
- Mục đích sử dụng và danh mục món được bán. Nhiều toà nhà giới hạn loại món để tránh trùng lặp giữa các quầy; bán ngoài danh mục có thể bị phạt theo hợp đồng.
- Thời gian thi công miễn tiền thuê. Khoảng thời gian cho bạn hoàn thiện quầy trước khi tính tiền thuê; nếu thủ tục kéo dài, ai chịu.
- Giờ mở cửa bắt buộc. Quầy thường phải mở theo giờ toà nhà, kể cả ngày vắng; đóng sớm có thể bị phạt.
- Các khoản phí ngoài tiền thuê. Phí quản lý, phí dịch vụ chung, phí quảng bá, phí điện nước theo đồng hồ riêng, phí trên doanh thu nếu có.
- Đặt cọc, bảo hiểm, bảo lãnh. Toà nhà có thể yêu cầu bạn mua bảo hiểm trách nhiệm hoặc tài sản cho quầy.
- Hoàn trạng khi trả mặt bằng. Phần nào phải tháo dỡ, phần nào để lại, ai chịu chi phí.
- Chấm dứt trước hạn. Điều kiện và khoản bồi thường khi bạn muốn rút sớm, hoặc khi toà nhà cải tạo, đổi bố trí khu ẩm thực.
Hợp đồng soạn sẵn vẫn có thể thương lượng một số điểm, nhất là thời gian thi công và điều kiện chấm dứt. Ghi lại mọi thoả thuận bằng phụ lục, đừng tin lời hứa miệng.
Thi công quầy theo quy định của toà nhà
Quy trình thi công nội thất trong trung tâm thương mại thường đi theo các bước sau:
- Nhận bộ hướng dẫn thi công của toà nhà: tiêu chuẩn vật liệu, giờ thi công, quy định về vận chuyển vật tư, đầu nối điện, nước, thoát khói.
- Thuê đơn vị thiết kế lập bản vẽ quầy (bố trí, điện, nước, hút khói, vật liệu); nộp cho ban quản lý toà nhà duyệt.
- Nếu thay đổi ảnh hưởng tới hệ thống phòng cháy của toà nhà (dời đầu phun, đầu báo, đổi vách ngăn), toà nhà sẽ xác định có cần thủ tục với cơ quan phòng cháy hay không; bạn phối hợp cung cấp hồ sơ.
- Thi công đúng bản vẽ đã duyệt, dùng vật liệu đáp ứng yêu cầu chống cháy của toà nhà; giữ chứng từ vật liệu.
- Toà nhà nghiệm thu nội bộ phần thi công của quầy, kiểm tra đầu nối điện, hệ thống hút khói, an toàn.
- Hoàn thiện giấy tờ kinh doanh và an toàn thực phẩm; nộp bản sao cho ban quản lý trước ngày mở bán.
Thi công sai bản vẽ được duyệt thường bị yêu cầu tháo dỡ làm lại, và thời gian sửa thường không được trừ vào tiền thuê. Đây là khoản lỗ hay gặp nhất của quầy mới.
Bếp, khói và gas: những giới hạn đặc thù
Nhiều toà nhà không cho dùng gas hở. Để giảm rủi ro cháy nổ trong không gian kín đông người, nhiều trung tâm thương mại chỉ cho phép bếp điện, bếp từ ở quầy thuê, hoặc chỉ cho gas ở khu bếp được thiết kế riêng. Hỏi điều này trước khi chọn món.
Món chiên, nướng cần hệ thống hút khói đạt yêu cầu. Chiên ngập dầu, nướng than là loại món khó làm trong toà nhà. Nếu được phép, quầy phải đấu vào hệ thống hút khói chung, có lưới lọc mỡ và lịch vệ sinh định kỳ.
Tải điện có giới hạn. Mỗi quầy được cấp một công suất điện nhất định; lò, bếp từ, tủ mát, máy pha chạy cùng lúc phải nằm trong giới hạn đó.
Nước thải và rác. Quầy đấu vào hệ thống thoát nước chung qua bẫy mỡ; rác đưa về điểm tập kết theo giờ quy định của toà nhà, không để qua đêm tại quầy.
Đăng ký kinh doanh và giấy an toàn thực phẩm cho quầy
Địa chỉ đăng ký kinh doanh của quầy ghi theo vị trí thực tế trong toà nhà (tầng, số quầy) kèm địa chỉ của trung tâm thương mại. Khi nộp hồ sơ, bạn thường cần hợp đồng thuê hoặc văn bản của chủ toà nhà xác nhận cho bạn sử dụng vị trí đó để kinh doanh ăn uống. Hãy xin chủ toà nhà văn bản này sớm, vì thủ tục nội bộ của họ có thể mất vài tuần.
Nếu bạn đã có quán bên ngoài và mở thêm quầy trong toà nhà, cần xác định quầy mới là địa điểm kinh doanh thêm của hộ hay doanh nghiệp hiện có, hay đăng ký riêng. Doanh nghiệp thường đăng ký địa điểm kinh doanh; hộ kinh doanh cần đối chiếu quy định hiện hành về kinh doanh tại nhiều địa điểm.
Giấy tờ an toàn thực phẩm làm cho chính quầy, với bản thuyết minh mô tả đúng bố trí đã được toà nhà duyệt: khu sơ chế, khu nấu, khu bày bán, chỗ rửa dụng cụ. Quầy chỉ hâm nóng món đã chế biến từ bếp trung tâm bên ngoài thì phải chứng minh được bếp trung tâm đó đủ điều kiện và quá trình vận chuyển bảo đảm vệ sinh.
Vận hành hằng ngày trong toà nhà
Sau khai trương, quầy sống theo nhịp của toà nhà. Những việc cần làm thành thói quen:
- Nhận hàng qua lối và khung giờ dành cho hàng hoá, không chở nguyên liệu qua sảnh khách.
- Ghi sổ nhiệt độ tủ mát, tủ đông mỗi ca; nguyên liệu ghi ngày mở.
- Nhân viên mới phải được hướng dẫn nội quy toà nhà, lối thoát nạn gần quầy và cách dùng bình chữa cháy trước khi đứng quầy.
- Tham gia các buổi diễn tập phòng cháy do toà nhà tổ chức; đây thường là nghĩa vụ trong hợp đồng.
- Vệ sinh lưới lọc mỡ, chụp hút theo lịch toà nhà yêu cầu và lưu biên bản.
- Lưu hồ sơ giấy tờ của quầy tại chỗ (bản sao) để xuất trình cho đoàn kiểm tra hoặc ban quản lý khi được hỏi.
Ban quản lý toà nhà thường kiểm tra định kỳ và có quyền yêu cầu quầy tạm ngừng khi vi phạm an toàn. Giữ quan hệ tốt với bộ phận vận hành giúp bạn biết trước các đợt kiểm tra và thay đổi nội quy.
Phân chia trách nhiệm giữa quầy và toà nhà
Bảng dưới là cách phân chia thường gặp; hợp đồng cụ thể có thể khác.
| Việc | Thường do toà nhà | Thường do quầy | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ phòng cháy toàn công trình | Có | Phối hợp khi quầy thay đổi bố trí | Quầy không tự ý dời thiết bị phòng cháy |
| Đăng ký kinh doanh của quầy | Không | Có | Địa chỉ ghi theo vị trí quầy trong toà nhà |
| Giấy tờ an toàn thực phẩm | Không | Có | Theo diện của quầy |
| Khám sức khoẻ, tập huấn nhân viên quầy | Không | Có | Lưu tại quầy |
| Vệ sinh khu chỗ ngồi chung | Có | Dọn khay, rác tại quầy | Theo nội quy khu ẩm thực |
| Bình chữa cháy tại quầy | Tuỳ hợp đồng | Thường có | Đặt ở vị trí dễ lấy |
Khi đoàn kiểm tra an toàn thực phẩm đi khu ẩm thực, họ làm việc với từng quầy. Quầy thiếu giấy tờ không thể nói "toà nhà lo".
Khi nào cần người làm nghề
Đọc và đàm phán hợp đồng thuê trong trung tâm thương mại là việc nên có người hiểu luật hỗ trợ, vì đây thường là hợp đồng nhiều năm với các khoản phạt đáng kể. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để rà điều khoản chấm dứt, hoàn trạng, phí và trách nhiệm khi toà nhà thay đổi bố trí trước khi ký.
Một điểm hay bị bỏ qua: hợp đồng thuê thường được ký với pháp nhân quản lý toà nhà, không phải chủ đầu tư; hãy kiểm tra bên ký có đúng thẩm quyền cho thuê và có văn bản uỷ quyền nếu cần.
Phần thiết kế, thi công quầy nên giao đơn vị đã từng làm trong toà nhà đó hoặc toà nhà tương tự, vì họ quen quy trình duyệt bản vẽ và yêu cầu vật liệu. Hãy yêu cầu họ cam kết trong hợp đồng về việc thi công đúng bản vẽ được duyệt và chịu chi phí sửa nếu sai do lỗi của họ.
Câu hỏi thường gặp
Quầy trong trung tâm thương mại có cần đăng ký kinh doanh riêng không?
Có. Mỗi quầy là một điểm kinh doanh của bạn, cần đăng ký hộ kinh doanh hoặc là địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp bạn, với địa chỉ ghi theo vị trí quầy trong toà nhà. Giấy đăng ký của chủ toà nhà không thay cho của bạn.
Toà nhà đã nghiệm thu phòng cháy thì quầy có phải làm gì thêm không?
Quầy phải thi công và vận hành đúng hồ sơ phòng cháy của toà nhà, không dời thiết bị, không chắn lối thoát, dùng vật liệu đạt yêu cầu. Nếu thay đổi bố trí ảnh hưởng hệ thống chung, có thể phải làm thủ tục điều chỉnh; toà nhà sẽ hướng dẫn.
Khu ẩm thực thu tiền qua thẻ chung thì hoá đơn ai xuất?
Cách làm khác nhau giữa các toà nhà và phụ thuộc mô hình hợp đồng: có nơi quầy tự xuất hoá đơn cho doanh thu của mình, có nơi toà nhà đứng ra bán rồi chia doanh thu. Đọc kỹ hợp đồng và hỏi nguồn chuyên về thuế để làm đúng phần của quầy.
Có được dùng bếp gas mini ở quầy không?
Nhiều trung tâm thương mại cấm bếp gas mini và bình gas ở quầy thuê vì rủi ro cháy nổ trong không gian kín. Hãy hỏi ban quản lý và ghi rõ trong hợp đồng loại bếp được phép trước khi chọn món và mua thiết bị.
Quầy kiosk giữa lối đi trong trung tâm thương mại có khác quầy trong khu ẩm thực không?
Kiosk giữa lối đi thường không có đầu nối nước thải, hút khói, nên chỉ phù hợp đồ uống pha chế đơn giản hoặc đồ ăn đóng gói. Giấy tờ kinh doanh và an toàn thực phẩm vẫn cần, nhưng danh mục món bị giới hạn nhiều hơn.
Toà nhà cải tạo, dời khu ẩm thực thì quầy có được bồi thường không?
Phụ thuộc vào điều khoản trong hợp đồng thuê. Một số hợp đồng cho toà nhà quyền bố trí lại với thông báo trước, một số có điều khoản hỗ trợ chi phí di dời. Đây là điều khoản nên thương lượng và ghi rõ ngay từ đầu.