Khi shop online chuyển hàng từ phòng ngủ ra một kho riêng, có ba việc giấy tờ cần làm: khai báo kho với cơ quan đăng ký kinh doanh theo đúng mô hình (doanh nghiệp thông báo địa điểm kinh doanh; hộ kinh doanh hỏi rõ cách khai kho ngoài địa chỉ đăng ký), bảo đảm an toàn cháy cho kho, và giữ đủ hoá đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng đang nằm trong kho. Thiếu cái thứ ba là lý do phổ biến nhất khiến hàng bị tạm giữ khi lực lượng quản lý thị trường kiểm tra.
Bài viết cho chủ shop bán hàng qua mạng xã hội, sàn thương mại điện tử hoặc website riêng, đang thuê một tầng trệt nhà phố, một phòng trong khu kho chung hoặc một kho nhỏ ở ven đô. Phần thuế bán hàng online, bạn xem các trang chuyên về thuế; ở đây chỉ bàn chuyện kho: đặt ở đâu, khai báo thế nào, giữ an toàn ra sao, và đoàn kiểm tra sẽ hỏi gì.
Kho cũng là một địa điểm phải khai báo
Với doanh nghiệp, kho nằm ngoài trụ sở chính thường được khai báo dưới dạng địa điểm kinh doanh, làm thủ tục thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Tài chính nơi đặt kho. Việc này không phức tạp, nhưng nhiều shop bỏ qua vì nghĩ "chỉ để hàng, không bán ở đó". Khi kho không có trong hồ sơ đăng ký, lúc bị kiểm tra bạn khó chứng minh hàng hoá trong kho thuộc về doanh nghiệp đang hoạt động hợp pháp.
Với hộ kinh doanh, quy định về số lượng địa điểm và việc có kho ngoài địa chỉ đăng ký có những điểm riêng, và cách tiếp nhận có thể khác nhau giữa các nơi sau khi chuyển việc đăng ký hộ kinh doanh xuống cấp xã từ 1/7/2025. Bạn nên hỏi trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi đã đăng ký: kho đặt ở địa chỉ khác thì khai báo thế nào, có phải đăng ký thêm hay chỉ cần thông báo. Ghi lại câu trả lời, ngày hỏi, và người trả lời.
Với shop chưa đăng ký kinh doanh mà đã có kho riêng, quy mô hàng hoá thường đã vượt mức "bán vặt"; đây là lúc nên đăng ký, vì hàng hoá lưu kho số lượng lớn của người không đăng ký là đối tượng kiểm tra quen thuộc.
Ba kiểu kho của shop online và chỗ cần kiểm
Mỗi kiểu kho có điểm mạnh và rủi ro riêng về pháp lý. Bảng giúp bạn biết khi đi xem kho nên hỏi gì.
| Kiểu kho | Cần kiểm trước khi thuê | Rủi ro hay gặp |
|---|---|---|
| Tầng trệt nhà phố, chủ nhà ở tầng trên | Chủ nhà có đồng ý làm kho không; lối thoát nạn thứ hai; tải điện; hàng có dễ cháy không | Cháy nhà ống kết hợp kinh doanh; tranh chấp khi chủ nhà đổi ý |
| Phòng trong khu kho chung, kho chia ô | Đơn vị cho thuê có đăng ký ngành kho bãi không; hợp đồng có ghi trách nhiệm khi mất, cháy hàng không; PCCC của cả khu | Hàng bị liên đới khi khu kho bị kiểm tra; bồi thường không rõ |
| Kho riêng ven đô, nhà xưởng nhỏ | Mục đích sử dụng đất, công trình có được làm kho; thủ tục PCCC theo diện tích, chiều cao chất hàng | Kho trên đất nông nghiệp; thiếu hồ sơ PCCC khi diện tích lớn |
Với kho chung, bạn nên hỏi bên cho thuê bản sao giấy đăng ký kinh doanh của họ và hồ sơ PCCC của khu kho. Một bên cho thuê làm ăn đàng hoàng sẽ không ngại đưa.
An toàn cháy cho kho trong nhà phố
Hàng của shop online phần lớn là vật liệu cháy được. Quần áo, mỹ phẩm, đồ nhựa, đồ gia dụng, cộng với thùng carton, xốp, băng keo, túi nilon đóng gói. Một tầng trệt chất kín những thứ này mà phía trên có người ngủ là cấu hình đã gây nhiều vụ cháy chết người ở các đô thị.
Giữ lối thoát nạn thông thoáng. Không chất hàng chắn cửa, chắn cầu thang; nếu nhà chỉ có một lối ra ở tầng trệt, hãy hỏi cơ quan Cảnh sát PCCC và CNCH về yêu cầu lối thoát nạn thứ hai cho nhà ở kết hợp kinh doanh theo quy định mới từ 1/7/2025.
Điện trong kho là nguồn cháy hàng đầu. Không câu nối ổ cắm, không sạc pin, sạc xe điện trong kho, không để đèn sát hàng. Tắt nguồn khu kho khi không có người làm việc.
Hàng dễ cháy, hàng có pin tách riêng. Nước hoa, sơn móng, bình xịt, pin sạc dự phòng, đồ điện tử có pin cần khu riêng, xa nguồn nhiệt, không chất cao. Shop bán các mặt hàng này nên trao đổi với cơ quan PCCC để biết có thuộc diện quản lý riêng không.
Kho lớn có thể thuộc diện quản lý PCCC. Khi kho đạt một quy mô nhất định về diện tích, khối tích, kho có thể thuộc danh mục cơ sở phải quản lý về PCCC, có hồ sơ và phương án chữa cháy. Mức cụ thể theo văn bản hiện hành, nên hỏi trước khi ký thuê kho lớn.
Giấy tờ nguồn gốc hàng: thứ đoàn kiểm tra hỏi đầu tiên
Hàng hoá lưu thông trên thị trường, kể cả hàng nằm trong kho chờ giao, phải có hoá đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp. Khi lực lượng quản lý thị trường kiểm tra một kho, câu hỏi đầu tiên thường là: hàng này mua của ai, có hoá đơn không, hàng nhập khẩu có tờ khai hay chứng từ của bên nhập khẩu không. Không xuất trình được trong thời hạn yêu cầu, hàng có thể bị tạm giữ và xử lý.
Shop online hay vướng ở chỗ: nhập hàng từ nhiều nguồn nhỏ, thanh toán chuyển khoản cá nhân, không lấy hoá đơn; mua hàng xách tay, hàng gom từ chợ đầu mối không có chứng từ; nhận hàng ký gửi của người khác mà không có giấy tờ ký gửi. Cách làm đúng là yêu cầu hoá đơn từ nhà cung cấp, lưu hợp đồng mua bán, giữ sao kê chuyển khoản kèm thông tin đơn hàng, và với hàng ký gửi thì có hợp đồng ký gửi.
Hãy sắp xếp chứng từ theo lô hàng, để một bản cứng hoặc tệp điện tử truy cập được ngay tại kho. Trong lúc kiểm tra, việc "để em gọi chủ shop gửi sau" thường làm biên bản bất lợi hơn cho bạn.
Hàng cần điều kiện riêng trong kho
Một số nhóm hàng không chỉ cần chứng từ mà còn kéo theo điều kiện bảo quản, công bố, nhãn mác. Nếu kho của bạn chứa những nhóm sau, phần thủ tục nằm ở danh mục bán lẻ và sản xuất, nhưng kho phải đáp ứng điều kiện bảo quản tương ứng:
- Thực phẩm, nhất là thực phẩm cần giữ lạnh hoặc tránh ẩm: điều kiện bảo quản, hạn dùng, kiểm soát côn trùng.
- Mỹ phẩm: hàng phải được công bố trước khi lưu thông, nhãn phụ tiếng Việt với hàng nhập khẩu.
- Thực phẩm bảo vệ sức khoẻ, thiết bị y tế: có thủ tục riêng của ngành y tế, không bán như hàng tiêu dùng thông thường.
- Hàng có pin lithium, bình xịt, hoá chất tẩy rửa: tách khu, chú ý PCCC.
- Rượu, thuốc lá: phải có giấy phép bán lẻ theo quy định; không lưu trữ bán online khi chưa đủ điều kiện.
Chi tiết điều kiện của từng nhóm hàng, bạn xem hồ sơ từng loại giấy phép trên GiayPhep.com. Ở đây chỉ cần nhớ: kho là nơi đoàn kiểm tra thấy hàng tận mắt, nên mọi thiếu sót về nhãn, hạn dùng, chứng từ đều lộ ở kho trước tiên.
Ngày đoàn kiểm tra tới kho: chuẩn bị và ứng xử
Kho của shop online có thể được kiểm tra trong đợt cao điểm chống hàng giả, hàng nhập lậu (thường vào các tháng cuối năm), khi có tin báo, hoặc khi cơ quan chức năng rà soát các tài khoản bán hàng lớn trên mạng. Đoàn kiểm tra thường xuất trình quyết định kiểm tra, nêu phạm vi, rồi đối chiếu hàng thực tế với chứng từ. Bạn có quyền xem quyết định, hỏi rõ căn cứ, và cử người có mặt suốt quá trình kiểm đếm.
Người trực kho nên biết sẵn ba việc: chứng từ để ở đâu, gọi ai khi chủ shop vắng, và không tự ý di chuyển hàng trong lúc đang kiểm tra. Biên bản kiểm tra phải được đọc kỹ trước khi ký; chỗ nào không đúng, như số lượng hàng ghi sai, ghi "không có chứng từ" trong khi bạn đã trình một phần, hãy ghi ý kiến vào biên bản. Giữ một bản cho mình.
Nếu hàng bị tạm giữ, thời hạn và cách xuất trình bổ sung chứng từ được ghi trong biên bản; bạn nên nộp đúng hạn và lấy giấy biên nhận. Với lô hàng giá trị lớn, hoặc khi bị nghi là hàng giả, hàng xâm phạm nhãn hiệu, đây là lúc nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc nhờ người làm nghề trước khi giải trình, vì mức xử lý có thể nặng hơn bạn nghĩ.
Hợp đồng thuê kho: những điều khoản nên có
Hợp đồng thuê kho khác hợp đồng thuê nhà ở chỗ phải nói về hàng hoá. Nên ghi rõ mục đích thuê là kho chứa hàng của shop, loại hàng sẽ chứa, bên cho thuê có đồng ý hay không với việc lắp kệ, chia vách, khoan tường. Nếu kho chung có bảo vệ, ghi rõ bên nào chịu trách nhiệm khi mất hàng, cháy hàng, ngập nước; tấm bảng "không chịu trách nhiệm" ở cổng khu kho không thay được điều khoản hợp đồng.
Thêm điều khoản về quyền ra vào kho ngoài giờ, việc bên cho thuê có được vào kho khi bạn vắng mặt không, và thời hạn báo trước khi chấm dứt hợp đồng để bạn kịp chuyển hàng. Ví dụ giả định: một shop đồ gia dụng thuê kho chung không ghi thời hạn báo trước; chủ kho bán đất, cho các shop hai tuần để dọn, đúng mùa cao điểm cuối năm.
Cuối cùng, hãy xin bên cho thuê cho xem giấy tờ đất và giấy tờ về PCCC của kho trước khi ký. Một kho rẻ bất thường thường có lý do.
Câu hỏi thường gặp
Bán hàng online tại nhà rồi thuê thêm kho có phải đăng ký lại không?
Không nhất thiết phải đăng ký lại từ đầu, nhưng kho ở địa chỉ khác cần được khai báo đúng cách theo mô hình của bạn. Doanh nghiệp thường thông báo địa điểm kinh doanh; hộ kinh doanh nên hỏi cơ quan đăng ký cấp xã về cách khai kho ngoài địa chỉ đăng ký.
Quản lý thị trường có được kiểm tra kho hàng của shop online không?
Lực lượng quản lý thị trường có thẩm quyền kiểm tra hàng hoá lưu thông, trong đó có hàng tại kho, theo trình tự do pháp luật quy định. Khi kiểm tra, bạn có quyền yêu cầu xuất trình quyết định, xem nội dung biên bản và ghi ý kiến của mình trước khi ký.
Hàng xách tay có chứa trong kho để bán được không?
Hàng nhập khẩu bán ra thị trường cần chứng từ chứng minh nguồn gốc hợp pháp; hàng xách tay không có chứng từ phù hợp có nguy cơ bị xem là hàng không rõ nguồn gốc khi kiểm tra. Nếu kinh doanh thường xuyên hàng ngoại, hãy nhập qua kênh có tờ khai và hoá đơn.
Kho nhỏ có phải làm hồ sơ PCCC không?
Kho nhỏ trong nhà phố thường không thuộc diện thẩm duyệt, nhưng vẫn phải bảo đảm điều kiện an toàn cháy chung và yêu cầu dành cho nhà ở kết hợp kinh doanh. Kho có quy mô lớn có thể thuộc danh mục quản lý PCCC; hỏi cơ quan PCCC địa phương.
Dùng căn hộ chung cư làm kho cho shop có được không?
Căn hộ chung cư có mục đích để ở; dùng làm kho hàng hoá có thể trái quy định về sử dụng nhà chung cư và quy chế toà nhà, lại tiềm ẩn rủi ro cháy cho cả toà. Hãy đọc quy chế và hỏi ban quản lý trước khi đưa hàng vào.
Mất hàng trong kho thuê chung thì ai chịu?
Tuỳ hợp đồng và lỗi của các bên. Nếu hợp đồng có điều khoản bên cho thuê bảo vệ, quản lý ra vào, họ có thể phải bồi thường khi để mất. Khi giá trị hàng lớn, hãy cân nhắc mua bảo hiểm hàng hoá và hỏi luật sư trước khi ký hợp đồng.